Облік товарів у ФОП 2026: хто зобов’язаний вести, які товари ризикові та штрафи

Хто зобов’язаний вести облік, а хто — ні

Обов’язок ведення товарного обліку виникає лише у трьох категорій ФОП. Перша — підприємці на загальній системі оподаткування. Друга — платники єдиного податку третьої групи, які є платниками ПДВ. Третя, найважливіша для розуміння категорія — будь-який єдинник незалежно від групи, який фактично торгує товаром з ризикової групи: технікою, ювелірними виробами або ліками.

Якщо ФОП працює на єдиному податку без ПДВ і не продає жодного товару з ризикової групи — наприклад, торгує одягом, взуттям, іграшками чи звичайною косметикою на другій групі — обов’язку вести облік немає взагалі. Це підтверджує й сама податкова служба.

Ризикова група товарів: як правильно визначити

Ризикова група включає рівно три категорії товарів, визначені законом вичерпно: технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту; лікарські засоби та вироби медичного призначення; ювелірні вироби з дорогоцінних металів і каміння.

Найпоширеніша помилка — вважати технічно складним будь-який товар з гарантійним талоном. Слово “гарантія” у назві постанови не є критерієм належності до ризикової категорії. Єдиний правильний критерій — товар має бути прямо названий у Переліку товарів, затвердженому постановою Кабміну №231: якщо найменування і код УКТ ЗЕД товару відсутні в цьому переліку, він не вважається технічно складним, незалежно від наявності гарантії.

Перелік №231 охоплює 24 товарні групи — телевізори, холодильники, пральні машини, комп’ютери, телефони, електроінструмент, годинники, велосипеди та інше. Важлива механіка читання переліку: якщо товарна група позначена лише 4-значним кодом без деталізації на 10-значні підкоди, під облік підпадає вся група (наприклад, музичні інструменти). А якщо всередині групи є 10-значні підкоди — ризиковими вважаються лише конкретно названі в них товари.

Окремо варто пам’ятати, що один і той самий товар може потрапляти в ризикову групу з різних підстав одночасно. Наручний годинник у корпусі з дорогоцінного металу є ризиковим товаром не через технічну складність, а тому що закон про РРО прямо відносить вироби з дорогоцінних металів до окремої ризикової категорії. Аналогічно коригувальні окуляри та лінзи є виробами медичного призначення — тому магазини оптики зобов’язані вести повний товарний облік, хоча багато хто з них про це навіть не здогадується.

Окремо варто зазначити: статус товару як вживаного чи з простроченою гарантією не звільняє від обов’язку обліку. Якщо технічно складний товар присутній у Переліку №231, облік ведеться незалежно від того, новий він чи вживаний.

Облік ведеться на весь асортимент, а не тільки на ризиковий товар

Найважливіше і найдорожче правило всього обліку: якщо у ФОП є хоча б один товар з ризикової групи, облік ведеться на весь товарний асортимент за місцем реалізації, а не вибірково лише на ризикові позиції. Половинчастого обліку законодавство не передбачає.

Класична ситуація: продуктовий магазин на єдиному податку продає хліб, молоко і воду, але на касі лежать градусники та аптечки — вироби медичного призначення. Через цей факт у підприємця виникає обов’язок вести товарний облік на весь асортимент, включно з хлібом і молоком, а не лише на медичні товари.

Єдиний легальний спосіб уникнути такого ефекту — розділити ризикову й неризикову групу товарів на різних ФОП. Але важливо розуміти: два ФОП на одній точці продажу зі спільним приміщенням і працівниками — це класична ознака дроблення бізнесу, тому такий поділ працює лише за умови, що це реально різні, незалежні підприємці, а не формальний розподіл на папері.

Облік за видами діяльності: послуги, виробництво, громадське харчування

Для чистих послуг — без продажу товарів окремо від самої послуги — обов’язку обліку немає. Якщо матеріали й ліки витрачаються в межах надання послуги (наприклад, стоматологічні матеріали під час прийому), облік не виникає. Але щойно та сама особа починає продавати ліки чи медвироби окремо від послуги — виникає обов’язок обліку. Той самий принцип діє для перукарень і автосервісів.

Для виробництва діє схожа логіка: виготовлення продукції з власної сировини і продаж готового виробу не є торгівлею купленим товаром і обліку не потребує. Але якщо поряд перепродаються чужі товари з ризикової групи, обов’язок обліку вмикається.

Найскладніша ситуація — заклади харчування, де одночасно поєднуються виробництво страв, роздрібна торгівля і надання послуги, а за наявності алкоголю додається ще й підакцизний облік товарів у ФОП — тому кафе і ресторани практично завжди ведуть повний товарний облік.

Форма обліку і первинні документи

Ведення обліку регулює наказ Мінфіну №496, чинний з листопада 2021 року. Форма обліку товарних запасів наказ 496 передбачає ведення записів у хронологічному порядку: порядковий номер, дата запису, назва і реквізити первинного документа, надходження та вибуття товару. Вести форму можна на власний вибір — на папері або в електронному вигляді.

Ключове правило для мереж: облік товарів у ФОП ведеться окремо за кожним місцем реалізації. Якщо у підприємця кілька торгових точок, форма обліку заповнюється на кожній окремо, а переміщення товару між точками оформлюється окремим документом на внутрішнє переміщення.

В основі кожного запису лежить первинний документ — накладна, товарно-транспортна накладна, митна декларація, акт закупівлі, фіскальний або товарний чек. Правило жорстке: кожна одиниця товару на точці продажу повинна бути підтверджена документом про походження. Товар без документа і без відповідного запису у формі обліку продавати не можна — саме за це податкова застосовує штраф.

Товарна амністія: легалізація старих залишків

Для тих, у кого товар фактично є, а документів на нього немає — наприклад, залишки з часів, коли облік ще не вимагався — наказ №496 передбачає механізм так званої товарної амністії. Опис залишку товарів на початок обліку прирівнюється до первинного документа, що дозволяє легалізувати бездокументні залишки для подальшого обліку.

Діють дві обов’язкові умови: підприємець вже повинен бути зареєстрованим ФОП на дату складання опису, і товар реально повинен існувати на цю дату — заднім числом опис не складається. Це механізм разової легалізації реальних залишків, а не спосіб узаконити довільний товар.

Коли облік можна припинити

Обов’язок ведення товарного обліку прив’язаний не до КВЕДу, а до фактичної реалізації ризикового товару. Якщо ФОП-єдинник без ПДВ перестав торгувати ризиковою групою і на залишку такого товару більше немає, підстава для ведення обліку зникає разом із самим об’єктом обліку. Наявність відповідного КВЕДу в реєстрі при цьому значення не має — головним є фактична діяльність.

Практична порада: не переривати облік у середині місяця. Продавши останній ризиковий товар і переконавшись у відсутності залишку, варто вести облік до кінця поточного місяця і припинити з першого числа наступного — це дає рівний період і знімає питання на перевірці про точну дату зупинки.

Штраф за необлікований товар

Відповідальність за облік товарів у ФОП встановлена статтею 20 Закону про РРО: штраф за необлікований товар — це подвійна вартість за цінами реалізації, але не менше 170 грн. При виявленні необлікованого товару на 200 000 грн сума штрафу складе 400 000 грн.

Принциповий момент: штраф застосовується за ненадання форми обліку та первинних документів саме на початок перевірки. Це означає, що документи неможливо “донести” після того, як перевірка вже розпочалась і зафіксувала відсутність обліку товарів у ФОП, — вони повинні бути на точці продажу постійно.

Детальніше про те, які саме аргументи вже підтримав суд щодо строків надання документів під час перевірки, — у статті: «Документи під час фактичної перевірки: три аргументи суду проти штрафу за необлікований товар».

Висновок: облік товарів у ФОП — обов’язок, але не для всіх

Облік товарів у ФОП — це не формальність для великого бізнесу, а реальний обов’язок навіть для невеликого магазину з одним медичним чи технічно складним товаром на полиці.

Головні ризики — помилкове уявлення про те, що облік стосується лише самого ризикового товару, і відсутність первинних документів на момент перевірки. Штраф у подвійному розмірі вартості товару робить помилку в цьому питанні однією з найдорожчих серед усіх ризиків фактичної перевірки.

Якщо залишились питання щодо ведення товарного обліку, проконсультуйтесь з фахівцями юридичної компанії YANKIV!