Облік товарних запасів у ФОП-виробництві: від комплектуючих до готового виробу

Чому ФОП-виробник зобов’язаний вести товарний облік

Є поширене переконання: якщо ви ФОП на єдиному податку без ПДВ — ніякого товарного обліку вести не потрібно. І справді, для більшості таких підприємців це правило працює. Закон №265 «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій» (п. 12 ст. 3) звільняє їх від цього обов’язку.

Але є винятки — і вони стосуються конкретних категорій товарів. Навіть без реєстрації платником ПДВ ви зобов’язані вести облік товарних запасів, якщо продаєте технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби та вироби медичного призначення, або ювелірні вироби з дорогоцінних металів та каміння.

Простими словами: якщо ваш готовий продукт потрапляє до Переліку №231 (затверджений Постановою КМУ від 16.03.2017) — товарний облік обов’язковий, навіть якщо ви на спрощеній системі. Саме це підтвердила ДПС у згаданій ІПК: акустичні системи — технічно складний побутовий товар із Переліку №231, тому на їхнього виробника поширюються вимоги Порядку №496.

Зверніть увагу: це стосується не тільки виробників акустики. Будь-який ФОП, чия продукція входить до Переліку, опиняється у тій самій ситуації.

Як працює облік: Форма обліку та первинні документи

Головний документ, який регулює товарний облік для ФОП, — Порядок ведення обліку товарних запасів, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496. Саме він визначає, що робити, як фіксувати і де зберігати.

Механізм побудований на двох елементах. Перший — Форма обліку товарних запасів (додаток до Порядку №496). Це таблиця, куди ви вносите кожне надходження і кожне вибуття товару. Другий — первинні документи, які є підставою для кожного запису у Формі. Без первинного документа — жодного запису. Без запису — товар формально «не існує» в обліку.

Записи ведуться в хронологічному порядку (п. 4 розділу II Порядку №496). І є правило, яке часто ігнорують: дані про надходження товарів потрібно внести до Форми обліку до початку їхньої реалізації (п. 1 розділу II). Тобто спочатку — запис, потім — продаж. Не навпаки.

Що вважається первинним документом

Порядок №496 дає широке визначення. Первинними документами можуть бути: опис залишку товарів на початок обліку, накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки, фіскальні та товарні чеки, а також будь-які інші документи, що містять необхідні реквізити.

Ці реквізити — найменування суб’єкта господарювання, РНОКПП або код ЄДРПОУ, дата операції, найменування товару, його кількість та вартість. Якщо документ містить цю інформацію — він підходить як первинний, незалежно від назви чи форми.

Для ФОП-виробника це означає, що на кожному етапі виробничого процесу потрібен документ із цими реквізитами. Накладна на комплектуючі від постачальника, акт передачі у виробництво, акт виготовлення готової продукції — форма може бути довільною, але реквізити — обов’язковими.

Чотири етапи руху товарів, які треба задокументувати

ІПК №2538 чітко окреслює ланцюжок, який має бути зафіксований в обліку. У звичайного продавця він короткий: купив — продав. У виробника — довший, і це принципова різниця.

Перший етап — надходження комплектуючих. Ви отримуєте деталі від постачальника. На підставі накладної або іншого первинного документа ця операція фіксується у Формі обліку. Це точка входу всього ланцюжка — без неї решта етапів «висить у повітрі».

Другий етап — передача комплектуючих у виробництво. Деталі зі складу переходять на виробничу дільницю. Це операція руху товарів — і вона теж потребує первинного документа та відображення в обліку.

Третій етап — виготовлення готової продукції. З комплектуючих з’являється новий товар — готовий виріб. Цей момент фіксується окремо: у вашому обліку фактично зникають одні позиції (комплектуючі) і з’являються інші (готова продукція).

Четвертий етап — реалізація. Продаж кінцевому покупцю — фінальна ланка, яка відображається як вибуття товару.

Ключовий принцип, який підтвердила ДПС: рух товарів у виробництві має бути повністю простежуваним — від моменту отримання комплектуючих до моменту продажу готового виробу. Кожен перехід між етапами — на підставі первинного документа.

Уявіть це як ланцюжок, де кожна ланка — документ. Якщо одна ланка відсутня — ланцюжок розірваний, а рух товару — не підтверджений.

Відео на тему: Сезон листів від податкової! Чого очікувати і як готуватися?

Де зберігати документи і як довго

Створити документи — половина справи. Друга половина — правильно їх зберігати.

Порядок №496 (п. 10 розділу II) встановлює правило: Форма обліку та первинні документи зберігаються у місці продажу (господарському об’єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в цих документах.

Що це означає на практиці? Припустимо, ви отримали партію комплектуючих за однією накладною. Поки хоча б одна деталь із цієї партії залишається у вас — накладна має бути на місці. Не в архіві вдома, не на Google Drive — у місці продажу.

Якщо ви працюєте у кількох точках або маєте окремий склад і магазин — облік ведеться за кожним господарським об’єктом окремо. Переміщення товарів між ними оформлюється первинними документами на внутрішнє переміщення, і ці документи є невід’ємною частиною обліку.

Товарний облік і облік доходів — не одне й те саме

Це розмежування, яке варто зробити явним, бо плутанина тут трапляється постійно.

ФОП на єдиному податку третьої групи зобов’язаний вести облік доходів у довільній формі — помісячно відображати отримані надходження (п. 296.1 ст. 296 ПКУ). З 1 січня 2021 року ніяких спеціальних книг для цього не потрібно — достатньо зошита, Excel-таблиці або електронного кабінету. Старі форми Книги обліку скасовані наказом Мінфіну від 26.11.2020 №728.

Але облік товарних запасів — це окрема, паралельна вимога. Вона випливає не з правил єдиного податку, а із Закону №265 та Порядку №496. Ви можете ідеально вести облік доходів — і при цьому порушувати закон, якщо не ведете товарний облік за Формою з первинними документами.

І навпаки: ведення товарного обліку не звільняє від обов’язку фіксувати доходи. Два обліки існують паралельно і не замінюють один одного.

Що означає ІПК №2538 для підприємців-виробників

Індивідуальна податкова консультація №2538 від 01.05.2026 підтвердила головне: ніякого «полегшеного» або спеціального режиму обліку для ФОП-виробників не передбачено. Облік товарних запасів ведеться на загальних підставах — через Форму обліку з первинними документами, які створюються на кожному етапі виробничого процесу.

Це означає, що виробник працює за тими ж правилами, що й звичайний продавець товарів. Різниця лише в тому, що ланцюжок руху довший: замість «купив → продав» — «купив комплектуючі → передав у виробництво → виготовив → продав».

ІПК має індивідуальний характер і формально стосується лише платника, який її запитував (п. 52.2 ст. 52 ПКУ). Проте вона чітко демонструє позицію ДПС щодо цього питання і є надійним орієнтиром для кожного, хто працює в аналогічних умовах.

Що робити ФОП-виробнику вже зараз

Якщо ваша продукція входить до Переліку №231 — перевірте свій облік за кількома пунктами.

Переконайтесь, що у вас заведена Форма обліку товарних запасів і записи вносяться хронологічно. Перевірте, чи на кожну операцію — надходження комплектуючих, передачу у виробництво, виготовлення і реалізацію — є первинний документ із необхідними реквізитами.

Впевніться, що дані про надходження товарів потрапляють до Форми обліку до початку реалізації, а не заднім числом. І переконайтесь, що Форма обліку й первинні документи фізично зберігаються у місці продажу — не вдома, не на іншому об’єкті.

Ланцюжок «комплектуючі → виробництво → готова продукція → продаж» має бути задокументований повністю. Жодних розривів. Це не рекомендація — це пряма вимога Порядку №496, і ДПС однозначно підтвердила її застосування до ФОП-виробників.

Потрібна допомога з організацією товарного обліку або підготовкою до перевірки? Звертайтесь за консультацією — розберемо вашу ситуацію і допоможемо налагодити облік без ризиків.