Запит документів під час фактичної перевірки: різні відповіді ФОП – різні наслідки. Розбираємо два реальні кейси

Фактична та документальна перевірка: де закінчуються повноваження ДПС

Щоб зрозуміти, чому ці історії закінчилися так по-різному, треба почати з того, чим фактична перевірка відрізняється від документальної.

Відповідно до пп. 75.1.3 п. 75.1 ст. 75 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) фактичною вважається перевірка, що здійснюється за місцем фактичного провадження платником податків діяльності, розташування господарських або інших об’єктів права власності. Її предмет визначений вичерпно: дотримання законодавства з питань регулювання обігу готівки, порядку здійснення розрахункових операцій, ведення касових операцій, наявності ліцензій і свідоцтв, а також оформлення трудових відносин з працівниками.

Документальна перевірка має зовсім інший предмет. Відповідно до пп. 75.1.2 п. 75.1 ст. 75 ПКУ нею перевіряється своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати податків, і проводиться вона на підставі звітності, регістрів обліку та первинних документів. Для документальної позапланової перевірки ПКУ встановлює окремий вичерпний перелік підстав (п. 78.1 ст. 78 ПКУ) та гарантії для платника: попередній запит з 10 робочими днями на відповідь, вручення наказу і повідомлення до початку перевірки, право подати заперечення.

Різниця видна і в порядку витребування документів. Перед документальною перевіркою податкова надсилає письмовий запит за ст. 73 ПКУ, а платник має час підготувати пояснення та документи. Під час фактичної перевірки все інакше: вона проводиться без попередження (ст. 80 ПКУ), запит вручається вже в її ході, а сама перевірка триває не більше 10 діб (п. 82.3 ст. 82 ПКУ). Саме тому підприємець часто реагує поспіхом і надає все, що просять, щоб «не сваритися» з інспекторами.

Простими словами: фактична перевірка – це про те, що відбувається «тут і зараз» у місці продажу. Документальна – про те, що відбувалося з вашими доходами і податками за минулі періоди.

Звідси ключове правило. Відповідно до п. 85.2 ст. 85 ПКУ платник податків зобов’язаний надати посадовим особам контролюючого органу документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. А п. 85.1 ст. 85 ПКУ прямо забороняє витребування документів у випадках, не передбачених Кодексом. Тобто під час фактичної перевірки інспектор має право вимагати документи, які стосуються розрахунків, каси, ліцензій і працівників, але не має права під виглядом фактичної перевірки збирати масив первинних і банківських документів за кілька років.

Кейс 1. ФОП надав усе за запитом і отримав ППР на понад 3 млн грн

ФОП, який здійснює роздрібну торгівлю через магазин, отримав наказ про фактичну перевірку. Інспектори прийшли до магазину і вже в ході перевірки вручили вимогу про надання документів, серед яких була банківська виписка. Підприємець, щиро бажаючи «співпрацювати з податковою», надав виписку за поточним рахунком за період з 1 жовтня 2023 року по день перевірки – фактично майже за три роки.

Далі податкова зробила те, що і мала на меті. Інспектори порівняли всі надходження на рахунок ФОП, переважно від платіжного термінала, з даними про чеки в системі обліку даних РРО та Z-звітами за той самий період. Різницю, яка склала понад 2 мільйони гривень, вони кваліфікували як розрахункові операції, проведені без РРО, з невидачею розрахункових документів, тобто як порушення пп. 1, 2 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» №265/95-ВР.

Санкції розраховано за ст. 17 цього Закону: 100% вартості за перше порушення і 150% – за кожне наступне. При цьому «першим порушенням» податкова визначила одну операцію на кілька десятків гривень на початку жовтня 2023 року, а всю іншу суму – «наступними». Результат – податкове повідомлення-рішення на суму понад 3 мільйони гривень.

Зверніть увагу на головне: під час самої перевірки інспектори не зафіксували жодного конкретного продажу без чека. Весь багатомільйонний штраф побудований виключно на документах, які підприємець надав сам.

Чому так сталося? Підприємець вважав, що, надаючи все, він демонструє добросовісність. Але фактично він сам передав податковій матеріал, який вона не мала права витребувати в межах фактичної перевірки. Банківська виписка за кілька років – це документ, який досліджується під час документальної перевірки, з попереднім запитом, строком на пояснення і правом на заперечення. Надавши її в ході фактичної перевірки, підприємець позбавив себе всіх цих гарантій, а податкова отримала змогу за кілька днів зробити висновки за майже три роки роботи.

Підприємець звернувся до нас уже після отримання податкового повідомлення-рішення, і тепер захищати його інтереси доводиться в суді. Це місяці часу, витрати та нерви для клієнта. І всього цього можна було б уникнути однією грамотно складеною відповіддю на запит.

Кейс 2. ФОП відповів обґрунтовано і заплатив штраф 1 020 грн

Інший ФОП 2 групи, який торгує через інтернет-магазин і використовує програмний РРО, отримав практично ідентичний запит. Так само, як і в першому випадку, його вручили вже під час фактичної перевірки. Перевірка розпочалася 21 серпня, а запит датовано наступним днем, 22 серпня. Податкова просила надати документи на право користування приміщенням, форми обліку доходів, договір еквайрингу, банківські виписки, платіжні доручення, кадрові документи, книги обліку розрахункових операцій. Період – починаючи з жовтня 2023 року, без кінцевої дати.

Перш ніж відповідати, підприємець звернувся до фахівців. Часу було небагато, адже відповідь потрібно було надати до завершення перевірки. Однак, протягом двох днів ФОП разом із юристом підготували лист-відповідь, вже 25 серпня його зареєстрували в ДПС, а акт перевірки містить його як додаток. У відповіді документи були розділені на три групи.

Перша група – документи, які належать до предмета фактичної перевірки. Їх надали: копії паспорта та довідки про присвоєння РНОКПП для ідентифікації платника. Такий підхід демонструє, що платник не ухиляється від перевірки, а сприяє її проведенню в межах закону.

Зверніть увагу: якщо ви зобов’язані вести товарний облік (наприклад, торгуєте технікою, ліками чи ювелірними виробами), форма обліку і накладні теж належать до першої групи, і показати їх треба одразу на перевірці. Документи, подані пізніше, суд може не врахувати (постанова ВС від 03.03.2026 у справі № 140/6980/24). Хто саме зобов’язаний вести такий облік, — у статті «Первинні документи ФОП: облік товарів, витрати, зберігання та штрафи».

Друга група – документи, яких просто не існує. Щодо кадрових документів підприємець пояснив, що не має найманих працівників. Щодо книг обліку розрахункових операцій – що використовує ПРРО, а КОРО та розрахункові книжки для нього не реєструються. Відмова в такому разі не є «ненаданням»: не можна надати те, чого немає і що не повинно існувати.

Третя група – документи, які є предметом документальної, а не фактичної перевірки. Банківські виписки, платіжні доручення, книга обліку доходів, договір еквайрингу, документи на приміщення є первинними, обліковими та банківськими документами, дослідження яких відповідно до пп. 75.1.2 ПКУ відбувається в межах документальної перевірки. У відповіді ми послалися на п. 85.1 ст. 85 ПКУ, а також на постанову Верховного Суду від 02.12.2025 у справі №420/9072/24, де Суд вказав, що відомості про об’єкти оподаткування не стосуються розрахункових і касових операцій.

Окремо у відповіді було оскаржено період. Наказ про перевірку не визначав конкретного періоду, а лише посилався на ст. 102 ПКУ, тоді як запит раптом охоплював майже три роки. Ми звернули увагу, що відповідно до п. 81.1 ст. 81 ПКУ саме наказ визначає межі перевірки, а з урахуванням п. 82.3 ст. 82 ПКУ тривалість фактичної перевірки не може перевищувати 10 діб. Стаття 102 ПКУ встановлює строки давності, а не є підставою для витребування всіх документів за відповідний період.

Результат. В акті фактичної перевірки податкова не встановила жодних порушень порядку розрахункових операцій. Єдине порушення, яке зафіксовано, – п. 85.2 ст. 85 ПКУ, тобто ненадання документів у повному обсязі: банківських виписок та обліку доходів. Штраф за таке порушення відповідно до п. 121.1 ст. 121 ПКУ становить 1 020 грн.

Тобто замість того, щоб самостійно надати податковій матеріал для багатомільйонних донарахувань, підприємець заплатив мінімальну санкцію. Причому і цей штраф за бажання можна оскаржити, адже, на нашу думку, документи, які не належать до предмета фактичної перевірки, платник не зобов’язаний надавати і за п. 85.2 ПКУ.

У чому різниця між двома відповідями

Порівняймо обидві ситуації. Підприємці мали схожий тип перевірки, схожий запит і схожий період. Різниця лише в одному – у змісті відповіді.

У першому випадку податкова отримала від платника, просто під час фактичної перевірки, банківську виписку за три роки і змогла побудувати на ній всю доказову базу без документальної перевірки, без запиту за ст. 73 ПКУ і без 10 робочих днів на пояснення. Платник фактично сам «призначив» собі документальну перевірку, позбавивши себе процедурних гарантій.

У другому випадку податкова отримала тільки те, що стосується предмета фактичної перевірки. Перевіряти розрахунки за три роки їй не було на чому, а штраф за ненадання документів є фіксованим і мізерним у порівнянні з потенційними санкціями за Законом №265/95-ВР.

Важливо розуміти: ми не закликаємо приховувати документи від податкової чи ухилятися від перевірок. Мова йде про те, щоб перевірка відбувалася в тих межах, які встановив закон. Якщо податкова вважає, що потрібно дослідити ваші доходи за кілька років, для цього є документальна перевірка з усіма її процедурами і гарантіями для платника.

Як діяти, якщо запит вручили під час фактичної перевірки

На основі нашої практики можемо дати кілька порад, які варто знати кожному ФОП.

Не надавайте документи «на автоматі». Запит вручається під час перевірки, і інспектори можуть наполягати на негайному наданні документів. Але ПКУ не зобов’язує відповідати в ту ж хвилину. Отримавши запит, візьміть паузу, хоча б на кілька годин, зверніться до юриста і перевірте кожен пункт переліку на відповідність предмету фактичної перевірки за пп. 75.1.3 ПКУ.

Відповідайте письмово. Навіть якщо ви відмовляєте в наданні частини документів, відповідь має бути обґрунтованою, з посиланням на норми ПКУ, і долученою до матеріалів перевірки. Мовчання гірше за мотивовану відмову.

Розділяйте документи на групи: що надаєте, чого не існує і чому, що не належить до предмета перевірки.

Перевіряйте наказ і період. Якщо наказ не визначає конкретного періоду, а запит охоплює роки, це варто зафіксувати у відповіді.

Порушення в наказі — і щодо періоду, і щодо місця проведення перевірки — можуть стати самостійною підставою скасувати її результати. Як Верховний Суд оцінює такі порушення, — у статті «Перевірка в кабінеті ДПС: нова позиція Верховного Суду 2026».

Особливо обережно з банківськими виписками. Саме виписка за тривалий період найчастіше стає основою для донарахувань за «непроведені через РРО» операції.

Не підписуйте акт без зауважень. Якщо не згодні з висновками, зазначте це в акті та подайте заперечення.

Якщо штраф уже нараховано, не опускайте руки. Податкове повідомлення-рішення можна оскаржити в адміністративному порядку або в суді, але краще не доводити до цього.

Як довго податкова не може стягнути суму, поки ППР оскаржується, — у статті «Стягнення податкового боргу з фізосіб і юросіб: як списують».

Підсумки

Запит документів під час фактичної перевірки – це не формальність, а один з найважливіших моментів усієї перевірки. Дві ситуації з нашої практики це наочно демонструють: однаковий запит, різні відповіді і різниця в наслідках понад 3 мільйони гривень. Підсумуємо головне.

1. Межі перевірки визначає закон, а не вимога інспектора. Фактична перевірка має вичерпний предмет: готівкові та розрахункові операції, каса, ліцензії, оформлення працівників (пп. 75.1.3 п. 75.1 ст. 75 ПКУ). Дослідження доходів, банківських виписок та первинних документів за минулі періоди належить до документальної перевірки з її гарантіями: запитом за ст. 73 ПКУ, строком на відповідь і правом на заперечення.
2. Надмірна «щирість» коштує дорого. Надавши банківську виписку за майже три роки, перший підприємець сам створив доказову базу для штрафу за Законом №265/95-ВР, хоча інспектори під час перевірки не зафіксували жодного продажу без чека. Усе, що платник передає податковій добровільно, може бути використане проти нього, а виправити це після отримання ППР можливо лише через оскарження.
3. Мотивована письмова відповідь захищає краще за мовчання і за повну покору. Другий підприємець розділив документи на три групи: що стосується предмета перевірки (надав), чого не існує (пояснив), що належить до документальної перевірки (обґрунтовано відмовив з посиланням на п. 85.1 ст. 85 ПКУ та практику Верховного Суду). Така відповідь не є ухиленням: вона показує, що платник співпрацює в межах закону.
4. Ризики несиметричні. Мінімальний штраф за ненадання документів за п. 121.1 ст. 121 ПКУ (1 020 грн) – це ціна захисту, яку платник свідомо готовий сплатити, і навіть його за бажання можна оскаржити. Для порівняння, штрафи за Законом №265/95-ВР обчислюються у відсотках від суми операцій і сягають мільйонів гривень.
5. Перевіряйте і наказ, і запит, і період. Наказ про перевірку визначає її межі (п. 81.1 ст. 81 ПКУ), а фактична перевірка триває не більше 10 діб (п. 82.3 ст. 82 ПКУ). Якщо запит охоплює кілька років, а наказ не вказує періоду, це потрібно зафіксувати у відповіді. Ст. 102 ПКУ визначає строки давності, а не обсяг документів, які можна витребувати.

Перед відповіддю на запит варто пройти короткий перелік:

• Чи належить кожен документ із переліку до предмета фактичної перевірки?
• Чи існують ці документи взагалі (наприклад, кадрові документи за відсутності працівників або КОРО за використання ПРРО)?
• Чи визначено в наказі і в запиті період та чи відповідає він 10-денному строку перевірки?
• Чи підготовлена відповідь письмово, з посиланнями на норми ПКУ, і чи зареєстровано її в ДПС?
• Чи внесено зауваження до акта перевірки та чи подано заперечення, якщо ви не згодні з висновками?

Якщо ж податкове повідомлення-рішення вже отримано, його можна оскаржити в адміністративному порядку та в суді. Проте шлях цей довгий, потребує часу, коштів і нервів, тому найкращий захист – правильна відповідь на запит ще під час перевірки.

Якщо до вас прийшли з фактичною перевіркою або ви отримали запит на документи, зверніться до фахівців до того, як щось надавати. Юристи допоможуть підготувати обґрунтовану відповідь, супроводити перевірку, а якщо штрафи вже нараховано – допоможемо оскаржити їх в адміністративному або судовому порядку. Якщо хочете підготуватись до приходу інспекторів заздалегідь, подивіться наш вебінар «Фактична перевірка та контрольна закупка».