Ненадання документів під час податкової перевірки: чому запису в акті замало, щоб відмовити у відшкодуванні ПДВ

Що сталося у справі № 320/43936/23

Перш ніж говорити про правові висновки, варто побачити фактуру. Вона показова, бо в ній зібрано одразу кілька типових помилок податкової, а не одну.

Підприємство об’єднання громадян «Центр реабілітації «Регент» подало декларацію з ПДВ за червень 2023 року і заявило до відшкодування з бюджету 47 884 983 грн. Від’ємне значення сформувалося за попередні періоди, зокрема за рахунок імпортних операцій, коли ПДВ сплачувався під час митного оформлення товарів.

Головне управління ДПС у Київській області призначило документальну позапланову виїзну перевірку наказом від 17 серпня 2023 року № 1539-п. Перевірка почалася 28 серпня і тривала п’ять робочих днів.

У перший день перевірки директору підприємства під підпис вручили наказ, направлення і запит про надання документів, які стосуються предмета перевірки. За результатами склали акт від 8 вересня 2023 року, а 30 жовтня 2023 року винесли податкове повідомлення-рішення форми «В3», яким у відшкодуванні відмовили повністю. Єдина підстава, вказана в акті, звучала так: станом на дату його реєстрації представник підприємства не надав до перевірки документи, які запропоновано надати у відповідь на запит.

Підприємство пішло до суду й виграло в усіх трьох інстанціях. Київський окружний адміністративний суд 13 серпня 2024 року скасував ППР, Шостий апеляційний адміністративний суд 11 червня 2025 року залишив рішення без змін, а Верховний Суд відхилив касаційну скаргу податкової.

Головне питання: чи доводить запис в акті факт ненадання документів

Позиція податкової в касаційній скарзі була прямолінійною: факт ненадання документів зафіксовано безпосередньо в акті перевірки, а відсутність окремого акта про ненадання не може бути підставою для скасування ППР, бо сам акт перевірки жодних правових наслідків для платника не створює. На перший погляд, звучить логічно. Але Верховний Суд подивився на це інакше.

Що каже пункт 85.6 Податкового кодексу

Під час перевірки ви зобов’язані надати посадовим особам податкової у повному обсязі всі документи, які належать або пов’язані з предметом перевірки. Цей обов’язок закріплено в пункті 85.2 статті 85 ПКУ, і він виникає після початку перевірки. Йому відповідає право податкової вимагати й отримувати копії первинних, бухгалтерських та інших документів, закріплене в пункті 85.4.

А далі йде норма, про яку податкова у цій справі забула. Пункт 85.6 статті 85 ПКУ описує, що робити, якщо платник відмовляється надати копії документів.

Посадова особа контролюючого органу в такому разі складає акт у довільній формі, який засвідчує факт відмови. У ньому зазначають посаду, прізвище, ім’я, по батькові платника або його представника і перелік документів, які йому запропоновано подати. Акт підписують обидві сторони, а якщо платник відмовляється підписувати, про це роблять відповідний запис.

Простими словами: закон дає податковій конкретний інструмент, щоб зафіксувати відмову. Це окремий документ, а не фраза всередині акта перевірки.

Висновок Верховного Суду

Суд нагадав, що вже неодноразово висловлювався з цього приводу, зокрема у постановах від 26 січня 2021 року у справі № 814/3617/14, від 3 березня 2021 року у справі № 824/638/18-а, від 8 вересня 2022 року у справі № 640/26351/20, від 10 січня 2023 року у справі № 814/876/16 та від 11 липня 2023 року у справі № 822/554/17. Позиція усталена: факт відмови платника надати документи має фіксуватися у визначений законом спосіб, тобто шляхом складання акта про відмову.

У справі «Регента» такий акт не складався. Не було й опису документів, отриманих від платника під час перевірки. Отже, єдиним доказом ненадання документів залишався запис у самому акті перевірки, і суд визнав, що цього недостатньо. Акт перевірки є доказом у справі про оскарження ППР за статтею 72 КАС України, але доказ має бути належним і допустимим, а не просто відображати позицію однієї зі сторін.

Суперечності в акті, які зіграли проти податкової

Окрім відсутності акта про відмову, суд звернув увагу на те, як був написаний сам акт перевірки. І тут податкова фактично спростувала сама себе.

Що саме побачили суди? В акті одночасно містилися два твердження, які погано поєднуються між собою:

• у розділі «Перелік документів, які було використано при проведенні перевірки» перераховано декларації з ПДВ із додатками, отримані й видані податкові накладні, копії товарно-транспортних накладних, накладні, акти виконаних робіт, чеки на придбання товарів і послуг, договори придбання, поставки й оренди, контракти, оборотно-сальдові відомості, причому зазначено, що всі вони перевірені суцільним порядком;
• на сторінці 15 того самого акта вказано, що підприємство не надало контракти з імпортерами, тому неможливо розкрити зміст операцій: предмет контракту, умови поставки, дати, вартість, порядок оплати й приймання товару.

Виходить, що податкова спочатку описує значний обсяг перевірених документів і господарських операцій, а потім будує відмову на тому, що документів не було. Верховний Суд назвав таку інформацію суперечливою і зазначив, що зміст акта очевидно свідчить: платник під час перевірки надавав певний обсяг документів. Це саме по собі ставить під сумнів обґрунтованість висновків податкової.

Ще одна деталь: в акті податкова послалася на запит із датою 28 липня 2023 року, хоча насправді він був від 29 серпня. Представник податкової визнав у суді, що це помилка. Дрібниця, але вона підсилює враження неохайності документа, на якому тримається відмова на десятки мільйонів гривень.

Відео на тему: 🧑🏻‍⚖️ Як скасувати штраф після фактичної перевірки податкової?

Інші процедурні порушення, які суд узяв до уваги

Акт про відмову став центральним, але не єдиним аргументом. Суд оцінив процедуру перевірки в сукупності, і саме сукупність порушень він визнав суттєвою.

Перше порушення стосувалося наказу про перевірку. У ньому періодом діяльності, що підлягає перевірці, було вказано «січень; липень, листопад – грудень 2023 року», хоча перевірка проводилася в серпні 2023 року, а реально досліджувалися листопад і грудень 2022 року та січень і лютий 2023 року.

Верховний Суд не погодився вважати це технічною помилкою: розбіжність була не лише в році, а й у місяцях, а доказів внесення змін до наказу до його вручення платнику в матеріалах не було. Це порушення статті 81 ПКУ в частині визначення періоду, який перевіряється.

Друге порушення стосувалося вручення акта перевірки. Податкова надіслала його поштою на адресу «Бориспіль, Київська обл., 08301» без вулиці й номера будинку, хоча в реєстрі адреса підприємства повна.

З поштового повідомлення не видно, який саме документ надсилався, а вручення «за довіреністю» особі з нерозбірливим підписом суди не визнали доведеним.

Показово, що 14 листопада 2023 року підприємство саме звернулося до податкової з проханням надати копію акта. ППР при цьому було винесено 30 жовтня, тобто раніше, ніж платник фактично отримав акт. Через це підприємство втратило право подати заперечення на акт і надати документи на спростування його висновків.

Важливо зазначити, що не всі доводи платника суд підтримав.

Суди першої та апеляційної інстанцій вважали, що сам запит про надання документів не відповідав вимогам ПКУ. Верховний Суд із цим не погодився і послався на постанову від 22 травня 2024 року у справі № 813/3243/17: окремі дефекти запиту не звільняють платника від обов’язку надати документи, якщо запит містить мінімально достатній обсяг інформації про підстави.

Тобто ставка виключно на «неправильний запит» у схожій справі може не спрацювати.

Що це означає для вас, якщо податкова посилається на ненадання документів

Позиція Верховного Суду дає платникам зрозумілий інструмент, але користуватися ним варто грамотно. Ось на що звернути увагу, коли ви оскаржуєте результати перевірки.

Спершу перевірте не висновки акта, а докази під ними. Якщо податкова стверджує, що ви не надали документи, запитайте себе: чи складався акт про відмову за пунктом 85.6 ПКУ, чи є в ньому ваш підпис або запис про відмову підписувати, чи є опис документів, які ви фактично передали. Якщо нічого цього немає, факт ненадання не зафіксовано у спосіб, передбачений законом, і це вагомий аргумент у суді.

Далі уважно прочитайте сам акт перевірки. Порівняйте перелік документів, які податкова називає використаними, з тим, у чому вас звинувачують. Внутрішні суперечності на кшталт «перевірили все суцільним порядком» поруч із «документи не надано» працюють на вашу користь.

І пам’ятайте про власні права після перевірки. Суд нагадав, що ненадання документів під час перевірки за пунктом 44.6 ПКУ прирівнюється до їх відсутності, але ви маєте право надати документи, які стосуються предмета перевірки, і після її завершення, до прийняття рішення за її результатами. Податкова зобов’язана їх врахувати.

А в суді ви не позбавлені права довести, що вживали всіх залежних від вас заходів для повної та об’єктивної перевірки і не перешкоджали податковому контролю.

Висновок: три кроки, якщо ви отримали схоже ППР

Справа № 320/43936/23 підтверджує просту думку: акт перевірки — це позиція податкової, а не істина в останній інстанції. Якщо податкова відмовила вам у відшкодуванні ПДВ або донарахувала податки, посилаючись на ненадання документів під час податкової перевірки, дійте послідовно.

1. Зберіть усе, що фіксує вашу взаємодію з перевіряльниками: копії наказу, направлень і запиту з датами вручення, перелік переданих документів, листування з податковою.
2. Перевірте, чи існує акт про відмову у наданні документів і чи вручали вам акт перевірки належним чином до винесення ППР.
3. Якщо документи у вас є, подайте їх до прийняття рішення, а в разі спору — до суду разом із поясненням, чому їх не було враховано.

Кожен із цих кроків окремо може не вирішити справу, але разом вони формують ту саму сукупність обставин, яку Верховний Суд визнав достатньою для скасування ППР. Без доказів, які відповідають вимогам ПКУ, позиція податкової в суді тримається лише на словах.

Часто відмова у відшкодуванні ПДВ або донарахування тримається на одному реченні в акті, за яким немає ані акта про відмову, ані опису отриманих документів.

Якщо ви впізнали свою ситуацію, надішліть нам акт і ППР: ми оцінимо, чи дотрималася податкова процедури, і візьмемо на себе судове оскарження результатів податкової перевірки. 

Якщо перевірка ще попереду і ви хочете розуміти, як фіксувати передачу документів і на що звертати увагу в акті, стане в пригоді курс «Податкові перевірки: від підготовки до оскарження». А коли питання одне й конкретне, почніть з експрес-консультації податкового адвоката.