Первинні документи ФОП: облік товарів, зберігання та штрафи

«Я на єдиному податку, мені первинка не потрібна». З цієї фрази починається, мабуть, кожна третя консультація про перевірки. Далі зазвичай з’ясовується, що на складі лежить техніка без жодної накладної, а банк уже другий тиждень просить підтвердити походження коштів.

Первинні документи ФОП — це не бухгалтерська формальність. Від них залежить, скільки ви заплатите на перевірці: нуль, 1 020 грн чи 100% вартості товару на полиці. У цій статті зібрали усе в одному місці:

• які документи обов’язкові на єдиному податку, а які ні;
• як вести облік товарних запасів за наказом 496;
• як правильно підтвердити витрати і чому квитанція з договором цього не роблять;
• як поводитися з документами на перевірці;
• скільки зберігати первинку і що робити, якщо її втрачено;
• які штрафи реально загрожують у 2026 році.

Чи потрібні первинні документи ФОП на єдиному податку

Почнемо з найпоширенішого запитання. Відповідь коротка: так, потрібні. Інша річ, що набір обов’язкових документів залежить від вашої системи оподаткування і того, чим ви торгуєте.

Ось на що спирається ця відповідь.

Стаття 44 ПКУ. Платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів. Складати податкову звітність без підтвердних документів не можна.

Пункт 296.1 ПКУ. ФОП 1 і 2 груп, а також 3 групи без ПДВ ведуть облік доходів у довільній формі. Але довільна форма обліку не скасовує обов’язку мати документи, які цей дохід підтверджують.

Наказ Мінфіну № 496. Він визначає порядок обліку товарних запасів для певних категорій ФОП. Детально про них поговоримо нижче.

Важливо! Незалежно від системи оподаткування, кожен ФОП зобов’язаний мати первинні документи, які підтверджують доходи. Для певних категорій підприємців також необхідні документи, що підтверджують походження товару.

Яке законодавство регулює первинку ФОП, а яке ні

Тут бухгалтери помиляються частіше, ніж підприємці. Первинні документи юросіб і ФОП регулюють різні акти, і змішувати їх не можна.

Для юридичних осіб діє Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996-XIV. Його стаття 2 прямо каже, що він поширюється на всіх юридичних осіб, створених за законодавством України.

Для ФОП діють:

• Податковий кодекс — передусім стаття 44, а для загальної системи ще й стаття 177;
• наказ Мінфіну № 496 — облік товарних запасів;
• наказ Мінфіну № 261 від 13.05.2021 — порядок ведення типової форми обліку доходів і витрат, у тому числі перелік документів, що підтверджують витрати.

Типова помилка — вимагати від ФОП вести первинку за правилами для юросіб. Так робити не треба.

Саме поняття первинного документа сформульоване в Законі № 996-XIV і Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Мінфіну № 88 від 24.05.1995). За цим визначенням, первинний документ — це документ у письмовій або електронній формі з відомостями про господарську операцію. Простіше кажучи, він фіксує, що операція справді відбулася.

Документи на дохід і на витрати: що насправді сказала ДПС

Ще навесні 2025 року Державна податкова служба надала роз’яснення, які багато хто сприйняв як повне скасування штрафів за відсутність “первинки”. Проте це небезпечна помилка, що виникла через неправильне трактування позиції контролюючого органу.

Ключова відмінність: документи на доходи та документи на походження товару

Головне, що потрібно зрозуміти кожному ФОП на єдиному податку: податкова чітко розмежовує документи, що підтверджують доходи, та документи, що підтверджують походження товару.

Згідно з офіційною позицією ДПС, викладеною в Базі знань ЗІР (категорія 107.01.06), штрафи за статтею 121.1 Податкового кодексу (1020 грн за перше порушення та 2040 грн за повторне) не застосовуються до ФОП 1-3 груп (неплатників ПДВ) за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів/послуг.

Логіка тут проста: оскільки єдиний податок розраховується з доходу, а витрати не впливають на суму податку, то й карати за відсутність документів на витрати саме цим штрафом немає сенсу.

Однак це послаблення не стосується документів, що підтверджують ваші доходи. Оскільки саме дохід є базою оподаткування для спрощенців, ФОП зобов’язані вести його облік на підставі первинних документів. За їх відсутність або незберігання штрафи за ст. 121.1 ПКУ застосовуються у повному обсязі.

Чому податківці вимагають документи на дохід?

• Контроль обсягу доходу: первинні документи (банківські виписки, акти, фіскальні чеки) дозволяють інспектору перевірити, чи не перевищив ФОП встановлений для його групи ліміт річного доходу.
• Перевірка видів діяльності: аналізуючи призначення платежів, податківець контролює, чи отримує підприємець дохід лише від дозволених для єдиного податку КВЕДів.
• Підтвердження повноти обліку: документи допомагають встановити, чи весь отриманий дохід був відображений у податковій звітності.

Облік товарних запасів ФОП: повний чек-лист документів

Тепер про товар. Не кожен ФОП зобов’язаний вести облік товарних запасів за наказом 496. Але для тих, кого це стосується, тут немає місця для компромісів.

Кого стосується наказ 496

Облік товарних запасів за наказом 496 ведуть, зокрема:

• ФОП на загальній системі;
• ФОП — платники ПДВ;
• ФОП, які торгують ризиковими товарами (технічно складними побутовими товарами, ліками, ювелірними виробами);
• ФОП, які торгують підакцизними товарами.

Для ризикових і підакцизних товарів це правило діє незалежно від групи єдиного податку.

Що належить до ризикових товарів

Список вужчий, ніж здається, але про нього треба знати напам’ять:

• технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту. До цієї групи належать лише товари з переліку, затвердженого Кабміном. Якщо товару в переліку немає, він не ризиковий. Наприклад, LED-лампи туди не входять;
• лікарські засоби та вироби медичного призначення — за відповідними кодами УКТ ЗЕД;
• ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння.

Вживана техніка та ювелірка теж залишаються в ризиковій групі. Те, що товар не новий, від обліку не звільняє.

Опис залишку товарів

Облік починається з опису залишків. Його складають на дату, коли виник обов’язок вести облік товарних запасів. В описі зазначають:

• повну назву кожного товару;
• кількість в одиницях виміру (штуки, кілограми, метри тощо);
• вартість, яку ФОП визначає сам — за ціною придбання або ринковою вартістю.

Для ФОП, які працювали станом на 26 листопада 2021 року, опис залишків став ще й одноразовим документом товарної амністії.

Документи на надходження товару

Кожна одиниця товару, що надходить до вас, має бути підтверджена документом:

• накладними — видатковими або товарно-транспортними;
• актами закупівлі, якщо товар куплено у фізособи;
• митними деклараціями на імпорт;
• чеками — фіскальними і товарними;
• транспортними документами на перевезення.

Обов’язкові реквізити

Будь-який документ про походження товару має містити:

• постачальника й отримувача (назва або ПІБ, код ЄДРПОУ чи РНОКПП);
• назву документа;
• дату операції;
• найменування, кількість і вартість товару.

Перевірте свої накладні за цим переліком. Якщо всі реквізити на місці, документ годиться для обліку.

Вибуття товару без продажу: знищення, втрата, власні потреби

Товар не завжди йде з полиці до покупця. Він може зіпсуватися, загубитися або піти на ваші власні потреби. Таке вибуття теж треба задокументувати, інакше на перевірці в обліку з’явиться «зайвий» товар, якого фізично немає.

У документі на вибуття зазначають:

• ціну придбання товару (реквізити постачальника чи отримувача тут не потрібні);
• причину вибуття: знищення, втрата чи використання для власних потреб;
• дату операції.

Якщо товар вибуває з іншої причини, логіка та сама: оформіть документ, з якого зрозуміло, що сталося, коли і на яку суму.

Як підтвердити витрати ФОП

Переходимо до витрат. Для ФОП на загальній системі це питання грошей. За пунктом 177.2 ПКУ податок рахують із чистого доходу, тобто доходу мінус документально підтверджені витрати, пов’язані з діяльністю. Немає документа — немає витрати, і податок рахують з усієї суми.

Єдинників податкова за витрати майже не питає. Але питає банк, і про це нижче.

Три принципи, на яких тримається підтвердження витрат

• Документ обов’язковий. Пункт 44.1 статті 44 і пункт 177.4 статті 177 ПКУ зобов’язують вести облік витрат на підставі первинних документів.
• Витрата має стосуватися бізнесу. Особисті покупки, проведені «через ФОП», витратами не визнаються.
• Облік ведуть у встановленій формі. Пункт 177.10 ПКУ вимагає вести облік доходів і витрат та мати документи на походження товару.

Що НЕ підтверджує витрати

На цьому зрізаються найчастіше. Три речі, які підприємці вважають доказами, а податкова — ні.

Банківська квитанція. Вона фіксує лише факт переказу. З неї не видно, за що саме ви заплатили і чи отримали товар чи послугу. Приклад: ви переказали постачальнику 50 000 грн, але без накладної не доведете, що товар справді надійшов.

Договір. Це лише домовленість про намір щось зробити. Він не доводить, що зобов’язання виконано. Приклад: є договір поставки на 100 000 грн, але накладної на отримання немає, і витрату не визнають.

Листування в месенджерах. Переписка в Telegram, Viber чи WhatsApp не має статусу первинного документа, хоч би яка детальна вона була.

Які документи підтверджують витрати

Перелік дає підпункт 6 пункту 1 Порядку ведення типової форми обліку доходів і витрат (наказ Мінфіну № 261). Документи діляться на дві групи.

Документи про оплату:

• платіжна інструкція;
• прибутковий касовий ордер;
• квитанція — лише разом з іншими документами.

Документи про отримання товару чи послуги:

• фіскальний чек;
• акт закупівлі товарів;
• акт виконаних робіт або наданих послуг;
• товарна накладна;
• митна декларація;
• інші первинні документи, що засвідчують факт оплати.

Обов’язкові реквізити первинних документів

• Назва документа
• Дата складання
• Найменування сторін операції
• Зміст операції
• Кількість та вартість
• Підписи відповідальних осіб

Золоте правило витрат: потрібен документ про оплату плюс документ про фактичне отримання. Лише разом вони доводять, що витрата реальна.

Документи для різних видів витрат

Набір документів залежить від типу операції. Ось найпоширеніші випадки.

Закупівля товару для перепродажу:

• товарна накладна від постачальника;
• платіжний документ;
• при імпорті — митна декларація.

Оренда приміщення чи обладнання:

• договір оренди;
• акт приймання-передачі;
• щомісячні акти наданих послуг оренди;
• документи про оплату.

Послуги сторонніх підрядників:

• договір;
• акт виконаних робіт або наданих послуг;
• документи про оплату.

Відрядження працівників:

• наказ про відрядження;
• авансовий звіт;
• рахунки за проживання;
• квитки та інші транспортні документи.

Загальна формула для будь-якої витрати така: документ-підстава (договір, наказ) + документ про виконання (накладна, акт, звіт) + документ про оплату. Що складніша операція, то повнішим має бути цей пакет.

Чого чекає банк на фінмоніторингу

У 2026 році банки помітно посилили контроль операцій ФОП. Коли банк перевіряє ваші витрати, він хоче бачити саме накладні, акти й митні декларації, а не скріншоти переписки. Податкова в єдинника витратами майже не цікавиться, а банк — цілком.

Як не потрапити під ці перевірки взагалі, я розписав у статті «73 ознаки фінансового моніторингу, через які банк почне вас перевіряти».

Первинні документи для різних груп ФОП

Зведемо вимоги за групами. Так простіше зрозуміти, що саме потрібно у вашому випадку.

ФОП 1 і 2 групи:

• обов’язкові документи на отримані доходи;
• облік у довільній формі, паперовій або електронній;
• облік витрат вести не потрібно;
• документи на товар потрібні, якщо діяльність підпадає під наказ 496.

ФОП 3 групи без ПДВ:

• обов’язкові документи на доходи;
• окремий облік доходів і витрат від сільськогосподарської продукції, якщо вона є;
• витрати для податкових цілей не документуються;
• документи на товар потрібні, якщо діяльність підпадає під наказ 496.

Платники ПДВ і ФОП на загальній системі: вимоги детальніші. Облік товарних запасів за наказом 496 і повне документальне підтвердження витрат, бо від них залежить сума податку.

Моя порада навіть для 1–2 груп: зберігайте документи на закупівлю, хоч закон цього й не вимагає. Вони знадобляться на фінмоніторингу і при переході на іншу систему оподаткування.

Де взяти первинні документи

На практиці багатьох цікавить не «що треба», а «звідки це взяти». Ось основні джерела.

Накладні від постачальника. Це найпоширеніший варіант. Постачальник зобов’язаний видати підписану накладну. Якщо не видає, варто подумати, чи потрібен вам такий постачальник.

Опис залишків. Підходить для товару, який уже був у вас на момент початку обліку.

Акт закупівлі у фізособи. Цей варіант законний, але має ціну. Ви утримуєте 18% ПДФО і 5% військового збору та подаєте звітність за формою 4ДФ.

Окремо про готівку. Купувати товар готівкою можна не більше, ніж на 10 000 грн на день в одного постачальника. Якщо перевищити ліміт, отримаєте штрафні санкції, а такі накладні можуть не прийняти на перевірці. Тому великі суми проводьте безготівково, і в документах вказуйте той спосіб оплати, який був насправді.

Хто може вимагати первинні документи від ФОП та Юрособи

Висновок: варіантів багато, тому краще завжди мати документи в порядку.

Первинка під час податкової перевірки

Перевірка — це стрес. Але половину проблем знімає просте знання своїх прав і обов’язків. До речі, податкова дедалі частіше перевіряє дистанційно, про це є окрема стаття: «Як податкова виявляє порушення ФОП у 2026: п’ять способів дистанційного контролю».

Хто може надати документи перевіряючим

Надати документи може:

• сам ФОП особисто;
• найманий працівник, який перебуває на місці діяльності.

Що робити, якщо оригіналів немає на місці

Якщо оригінали тимчасово зберігаються в іншому місці, ви маєте право:

• надати перевіряючим копії;
• письмово зобов’язатися показати оригінали до кінця перевірки;
• зазначити адресу, де вони зберігаються, і причину, чому їх немає на місці.

Чому «принесу в суд» не працює

Тут важливо не переплутати строки. Документи мають бути у перевіряючих до завершення перевірки. Судова практика щодо ризикових товарів однозначна: якщо документи на товар не надали під час перевірки, порушення зафіксоване. Якщо принести їх пізніше, вже в суді, штраф не скасують. Суди послідовно підтримують у таких справах податкову.

Тому накладні на ризиковий товар мають лежати там, де ви цей товар продаєте. Нижче розберемо це детальніше.

Порада юриста: завжди фіксуйте, що саме ви передали перевіряючим. Складайте перелік і просіть інспектора розписатися в отриманні. Це врятує від суперечок про «ненадані» документи.

Штраф за відсутність первинних документів: чотири рівні

Найнебезпечніша ілюзія — думати, що найбільший штраф за первинку становить 2 040 грн. Насправді відповідальність має кілька рівнів, і санкції можуть накладатися одна на одну.

Рівень 1. Базовий штраф: 1 020 або 2 040 грн

За статтею 121.1 ПКУ за незабезпечення зберігання первинних документів штрафують на 1 020 грн, а за повторне порушення протягом року — на 2 040 грн. Для єдинників без ПДВ цей штраф стосується документів на доходи, але не на витрати.

Рівень 2. Ігнорування запиту ДПС: одна мінімальна зарплата

Якщо податкова надіслала офіційний запит, а ФОП не відповів або надав неповну інформацію, застосовується окремий штраф у розмірі мінімальної зарплати за кожен такий випадок. У 2026 році це 8 647 грн або 9 546 грн у 2027.

Рівень 3. Порушення РРО: 100% і 150% суми

Штрафи, що діють за Законом «Про застосування РРО». Їх накладають за невидачу фіскального чека, операцію на неповну суму чи використання застарілої форми чека:

• 100% вартості товарів чи послуг, проданих з порушенням, — за перше порушення;
• 150% — за кожне наступне.

Якщо ви працюєте з ПРРО і хочете розібратися, як не потрапити на ці штрафи, для цього є «Курс пРРО».

Рівень 4. 100% вартості ризикового товару

Це найвищий рівень загрози. Стаття 20 Закону про РРО зобов’язує тих, хто продає ризикові товари, вести облік товарних запасів за місцем продажу і мати документи на походження товару.

Якщо на перевірці документів на ризиковий товар немає, штраф становить 100% вартості всього такого товару за цінами продажу. Облік у довільній формі тут прирівнюється до відсутності обліку.

Порівняйте: для звичайного товару відсутність документів коштує 1 020 грн. Для магазину техніки чи ювелірки вона може перекреслити рентабельність за рік. Додайте до цього ризик блокування рахунку банком, і стане зрозуміло, що економити на первинці не варто.

Строк зберігання первинних документів і де їх тримати

Мало мати документи — їх треба ще й правильно зберігати. ПКУ регулює і строки, і місце, і формат.

Скільки зберігати

Мінімальні строки за статтею 44 ПКУ:

• більшість первинних документів — 1 095 днів (3 роки);
• документи про доходи нерезидентів — 1 825 днів (5 років);
• документи для трансфертного ціноутворення — 2 555 днів (7 років), для контрольованих операцій.

Строк рахують не від дати покупки, а з дня подання звітності, для якої використали документи. Якщо звітність не подали — з граничного строку її подання.

Де зберігати первинні документи

Документи на товарні запаси мають бути безпосередньо в місці продажу, у торговій точці, доки конкретний товар не продано повністю. Порядок зберігання — хронологічний, щоб на перевірці документ знаходився за хвилину.

Електронний облік

ПКУ дозволяє вести облік в електронній формі. Документи, підписані КЕП, мають таку саму юридичну силу, як паперові. Але є умови:

• документи мають бути доступні у форматі, зручному для перегляду і копіювання;
• система повинна дозволяти контролюючим органам переглядати документи;
• на вимогу контролюючих органів ФОП має надати доступ до електронної бази.

Що робити, якщо первинні документи втрачено

Пожежа, крадіжка, затоплення, обстріл — документи зникають з різних причин. Порядок дій залежить від того, що сталося.

Звичайна втрата

1. Повідомте ДПС письмово протягом 5 днів після виявлення втрати, за місцем обліку.
2. Зверніться до поліції, якщо є підстави вважати, що документи викрали або знищили навмисно.
3. Відновіть документи протягом 90 календарних днів після повідомлення. Запитайте дублікати в контрагентів і банку.

Втрата через війну

Для ФОП, які працювали на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих територіях і не можуть пред’явити документи через їх втрату, знищення чи неможливість вивезення, діють особливі правила. Вони передбачені підпунктом 69.28 підрозділу 10 розділу XX «Перехідні положення» ПКУ.

Алгоритм у такому разі:

• письмово повідомте ДПС про втрату документів;
• поясніть причини їх відсутності;
• надайте докази діяльності, які у вас залишилися;
• застосуйте спеціальні правила підтвердження даних податкової звітності.

Як організувати первинку без хаосу

На основі аналізу судової практики та рекомендацій податкових консультантів, пропонуємо такі практичні поради для безпечного ведення бізнесу.

Розумний мінімум і жорсткий максимум

Для звичайних товарів наша практична рекомендація — мати первинку щонайменше на 20% асортименту. Це не норма закону, а мінімальний захист, що закриває більшість питань на перевірках.

Для ризикових товарів компромісів немає: 100% товару, облік за затвердженою формою, документи на місці продажу.

Мінімальний пакет для будь-якого ФОП

• банківські виписки — найнадійніше підтвердження безготівкового доходу. Стежте за призначенням платежу, про типові помилки є стаття «Призначення платежу у ФОП: що писати, чого уникати і як виправити помилку»;
• договори — підтверджують законність доходу і відповідність КВЕДам;
• акти виконаних робіт і наданих послуг — обов’язкові для ФОП у сфері послуг;
• документи на походження товару — накладні, акти закупівлі, митні декларації.

Порядок у документах

• Розділяйте за типами і датами. Окремі папки, хронологія, реєстр документів для швидкого пошуку.
• Проводьте щоквартальну ревізію. Перевіряйте, чи все на місці, оновлюйте опис залишків, вчасно відновлюйте втрачене.
• Зберігайте все електронно. Хмарне сховище плюс регулярні резервні копії на різних носіях.
• Користуйтеся інструментами. Облікова програма, електронний документообіг, Електронний кабінет платника.

Рахунки, акти й накладні зручно одразу створювати в одному місці. Для цього ми зробили сервіс-генератор первинних документів YANKIV.Первинка: документи з QR-кодом і посиланням на оплату. Перші 3 документи на місяць безкоштовні. Спробуйте! Є масовий імпорт баз контрагентів – завагнтажили файл, і всі клієнти в одному місці. Виставили рахунок, можете одразу зконвертувати в акт приймання-передачі. Купа практичного для ФОП, ТОВ, бухгалтерів!

Висновок: первинка — це страховка, а не бюрократія

Належне ведення та зберігання первинних документів — це не лише вимога законодавства, але й запорука спокійного ведення бізнесу та захист від можливих санкцій.

Підсумую головне:

• первинні документи ФОП ведуться за ПКУ та наказами 496 і 261, а не за законом про бухоблік для юросіб;
• документи на доходи обов’язкові для всіх. Послаблення ДПС стосується лише штрафу за документи на витрати для єдинників без ПДВ;
• облік товарних запасів обов’язковий для загальної системи, платників ПДВ, а також ризикових і підакцизних товарів;
• витрати підтверджують документом про оплату плюс документом про отримання. Квитанція, договір чи переписка самі по собі не працюють;
• штрафи мають чотири рівні: від 1 020 грн до 100% вартості ризикового товару;
• зберігати документи треба щонайменше 3 роки, а на практиці 5–7 років, на ризикові товари — на місці продажу.

Якщо хочете навести лад у первинці раз і назавжди, ось з чого почати:

• вебінар «Первинні документи для ФОП» — які документи потрібні саме у вашій діяльності і як їх оформлювати;
• аудит ФОП — перевіримо облік і документи так, як це зробив би інспектор;
• податкове обслуговування ФОП — візьмемо документообіг і звітність на себе.

Правильно налагоджений облік первинних документів ФОП дозволить не лише уникнути штрафів, але й ефективніше керувати бізнесом, аналізувати фінансові показники та планувати подальший розвиток