Якими документами ФОП підтверджує витрати на оренду та послуги від фізособи

Чому взагалі потрібне документальне підтвердження витрат

Відповідно до пункту 177.2 статті 177 Податкового кодексу України, об’єктом оподаткування для ФОП на загальній системі є чистий оподатковуваний дохід — тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручкою в грошовій та негрошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю. Це означає, що без належного документального підтвердження витрати просто не зменшать базу оподаткування, навіть якщо реальні гроші справді були витрачені.

Згідно з пунктом 44.1 статті 44 та пунктом 177.4 статті 177 ПКУ, платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків.

Пункт 177.10 статті 177 ПКУ додатково встановлює, що ФОП зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару — такий облік може вестись у паперовому чи електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет платника податків. І тут постає закономірне питання, якими документами ФОП підтверджує витрати.

Перелік документів, які підтверджують витрати

Типова форма обліку доходів і витрат для ФОП та порядок її ведення затверджені наказом Міністерства фінансів України від 13.05.2021 №261. Відповідно до підпункту 6 пункту 1 розділу ІІ цього Порядку, документами, які підтверджують понесені витрати, можуть бути, зокрема:

• платіжне доручення;
• прибутковий касовий ордер;
• квитанція;
• фіскальний чек;
• акт закупки (виконаних робіт, наданих послуг);
• інші первинні документи, що засвідчують факт оплати товарів, робіт чи послуг.

Визначення поняття «первинний документ» міститься в Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Відповідно до цих актів, первинний документ — це документ, створений у письмовій або електронній формі, який містить відомості про господарську операцію.

Конкретна ситуація: оплата товарів, робіт чи оренди фізичній особі

Якщо ФОП оплачує товари, роботи, послуги чи оренду готівкою іншій фізичній особі — продавцю або орендодавцю, яка не зареєстрована як самозайнята особа, — потрібен спеціальний пакет документів. Він включає:

• договори та акти закупки (виконаних робіт, наданих послуг), складені на ім’я ФОП та фізичної особи-продавця (виконавця робіт, послуг);
• платіжні документи, що підтверджують факт утримання податку на доходи фізичних осіб та військового збору і перерахування їх до бюджету;
• відомості з податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Чому ФОП у цій ситуації стає податковим агентом

Ключовий момент, який часто випускають з уваги: коли ФОП виплачує дохід фізичній особі, яка не є самозайнятою, ФОП автоматично набуває статусу податкового агента щодо цієї виплати. Відповідно до підпункту 14.1.180 пункту 14.1 статті 14 ПКУ, податковий агент — це особа, яка незалежно від організаційно-правового статусу зобов’язана нараховувати, утримувати та сплачувати ПДФО до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи, від доходів, що виплачуються такій особі, вести податковий облік і подавати відповідну звітність.

Практично це означає: якщо ФОП орендує приміщення чи обладнання у звичайної фізичної особи або оплачує їй якісь роботи чи послуги, ФОП зобов’язаний утримати з такої виплати ПДФО за ставкою, визначеною статтею 167 ПКУ (підпункт 168.1.1 пункту 168.1 статті 168 ПКУ), а також військовий збір, і перерахувати ці суми до бюджету.

Лише сплативши й утримавши ці податки, ФОП зможе повноцінно підтвердити свої витрати документально — адже платіжні документи про утримання й перерахування ПДФО є одним із обов’язкових елементів підтвердного пакету.

Крім того, як податковий агент, ФОП зобов’язаний подавати податковий розрахунок сум доходу, нарахованого чи сплаченого на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку — з розбивкою по місяцях звітного кварталу, до контролюючого органу за основним місцем обліку. Такий розрахунок подається лише за умови, що протягом звітного періоду ФОП дійсно нараховував такі доходи фізичній особі.

Головний висновок

Фізична особа-підприємець як податковий агент при оплаті товарів, робіт, послуг (зокрема оренди) у готівковій формі іншій фізичній особі — продавцю чи виконавцю робіт, яка не зареєстрована як самозайнята особа, — може підтвердити понесені витрати сукупністю трьох груп документів: договорами та актами закупки (виконаних робіт, наданих послуг), складеними на ім’я обох сторін; платіжними документами, що підтверджують факт утримання ПДФО та військового збору і їх перерахування до бюджету; та відомостями з податкового розрахунку.

Відсутність хоча б одного елемента цього пакету — наприклад, неутримання ПДФО з виплати фізособі — не лише позбавляє ФОП можливості визнати витрати документально підтвердженими, а й створює самостійний ризик відповідальності за невиконання обов’язків податкового агента.

Як спростити оформлення таких документів

Оформлення договорів та актів закупки (виконаних робіт, наданих послуг) вручну для кожної операції з фізичною особою — процес, який легко занедбати, якщо вести його від випадку до випадку в різних файлах Word чи Excel.

Саме для таких ситуацій зручно використовувати сервіс YANKIV.Первинка: він дозволяє швидко сформувати акт виконаних робіт чи наданих послуг з усіма необхідними реквізитами обох сторін, зберегти документ в архіві по конкретному контрагенту та мати завжди під рукою повну історію операцій — що особливо важливо, якщо податкова згодом запитає підтвердні документи щодо витрат, понесених на користь фізичних осіб.

Якщо ви не впевнені, чи правильно оформлені ваші витрати на оренду чи послуги від фізичних осіб, або потрібна допомога з розрахунком і утриманням ПДФО як податковим агентом, — юристи YANKIV допоможуть розібратися з вашою конкретною ситуацією.