Запит податкової про надання пояснень: що робити, коли лист уже у вас

Звідки податкова взяла питання саме до вас

Лист про надання інформації (пояснень) та її документального підтвердження не з’являється випадково. Податкова не може зателефонувати і в розмові попросити щось пояснити — щоб офіційно поставити платнику питання, вона надсилає письмовий запит. Тому такий лист і є першим видимим сигналом того, що ваша діяльність потрапила в поле зору контролюючого органу.

ДПС систематично аналізує дані зі своїх баз і зіставляє їх з інформацією із зовнішніх джерел — Прозорро, митниці, прикордонної служби.

Коли виникають розбіжності, які можуть вказувати на ухилення від сплати податків, порушення правил застосування РРО і ПРРО або на неоформлених працівників, платнику надсилається запит.

Простими словами: податкова вже щось побачила у своїх даних і тепер просить це прокоментувати. Іноді аналіз дає збій і питання виявляється безпідставним, але розраховувати на такий сценарій наперед не варто.

Лист від податкової потрібно отримати — навіть якщо дуже не хочеться

Найдорожча помилка на старті — спроба «не помітити» конверт. Вона не дає жодної переваги, зате забирає у вас час і контроль над ситуацією.

Пункт 42.5 статті 42 Податкового кодексу України встановлює: навіть якщо кореспонденція від податкової повертається без вручення — незалежно від причин — вона вважається врученою належним чином «у день, зазначений поштовою службою в повідомленні про вручення із зазначенням причини невручення». Тобто строк на відповідь уже біжить, а ви навіть не знаєте, чого від вас хотіли.

Далі логіка розвивається не на вашу користь. Повернення листа без вручення стає підставою для наказу про позапланову документальну перевірку і для штрафу за ненадання відповіді та документів — одна мінімальна заробітна плата плюс 1020 грн за відсутність документів. А оскільки жодних пояснень ви не надали, перевірку проведуть виключно на основі тих даних, які є в податкової.

Як зробити так, щоб лист не загубився

Якщо ви не подавали заяву про отримання документів в електронній формі, вся кореспонденція йде на вашу адресу тільки папером через Укрпошту. Для підприємця, який часто не буває за місцем реєстрації, це постійний ризик пропустити важливий лист.

Вихід простий: подати «Заяву про бажання отримувати документ через Електронний кабінет». Після цього листи надходять до кабінету платника податків, а на пошту приходить повідомлення про новий документ — і штраф через звичайну логістику вам уже не загрожує.

Скільки часу у вас є на відповідь

Строк відповіді на запит податкової залежить від питання, з якого цей запит надійшов. Порушення строку має ті самі наслідки, що й повне мовчання, тому дату отримання листа варто фіксувати з першої хвилини.

Податковий кодекс встановлює два строки:

• запити щодо проведення податкових звірок — 10 робочих днів;
• усі інші запити, а це переважна більшість листів, — 15 робочих днів, наступних за днем отримання запиту.

Тому, розписуючись на пошті, завжди вказуйте дату отримання, а потім продублюйте її на конверті або зробіть позначку на самому запиті. Виглядає дрібницею, але саме від цієї дати відлічується ваш строк — і саме її ви будете доводити, якщо податкова заявить про несвоєчасну відповідь.

Відео на тему: 🚫 ФОП анулювали єдиний податок – Верховний суд зупинив це!

Запит податкової про надання пояснень: чотири сценарії розвитку подій

Коли лист уже у вас, події розвиваються за одним із чотирьох сценаріїв. Розуміти їх варто до того, як ви почнете щось писати чи копіювати документи.

1. Лист повернувся без вручення — підстава для позапланової документальної перевірки і штрафу за ненадання відповіді та документів.
2. Ви отримали лист, але не відповіли — ті самі наслідки: перевірка плюс штраф.
3. Ви надали пояснення й копії документів — якщо податкова вважає свої претензії обґрунтованими, перевірка все одно буде, і в ній використають ті документи, які ви передали добровільно.
4. Ви надали відписку про невідповідність запиту вимогам законодавства — єдиний варіант, за якого податкова не може призначити документальну перевірку та застосувати штраф за ненадання відповіді.

Зверніть увагу на головне: варіанту «нічого не робити» тут немає. Відповідь або відписку на запит потрібно надавати завжди — питання лише в тому, що саме ви відправите і які наслідки готові прийняти.

Відписка про невідповідність запиту: коли норма і практика розходяться

Пункт 73.3 статті 73 Податкового кодексу дозволяє не відповідати на дефектний запит: «У разі, якщо запит складено з порушенням вимог, визначених абзацами першим — п’ятим цього пункту, платник податків звільняється від обов’язку надавати відповідь на такий запит».

Формально відповідати не обов’язково. На практиці промовчати не можна. Відсутність відповіді навіть на неправомірний запит залишається зручною підставою для наказу про перевірку і для штрафу.

Саме тут працює відписка: ви реагуєте на лист у встановлений строк, але не надаєте ні пояснень, ні копій документів — вказуєте на недоліки запиту і пропонуєте податковій направити новий, складений із дотриманням вимог законодавства.

Ключовий нюанс у формулюванні: відписка не може бути відмовою, бо відмова в наданні інформації сама стає підставою для перевірки. З тексту має бути видно, що ви не відмовляєтеся відповідати, а не маєте змоги це зробити через недоліки самого запиту.

Далі можливі різні варіанти. Іноді податкова надсилає повторний запит, який теж може не відповідати вимогам кодексу. Іноді намагається діяти в обхід — провести замість документальної камеральну перевірку; камеральна проводиться тільки з окремих питань, тому нараховане за її наслідками з інших питань скасовується через суд.

А якщо наказ усе-таки виданий і до вас приходять із позаплановою документальною перевіркою, у вас два шляхи: не допустити її й оскаржити наказ як безпідставний, спираючись на те, що ви не відмовляли в наданні інформації, або допустити перевірку, надати всі належні документи, а донараховане потім оспорювати через незаконність самої перевірки.

В обох випадках попереднє листування про недоліки запитів працює на вас як доказова база.

Окремий ризик для платників ПДВ

Для платників ПДВ це рішення має додаткову ціну: у відповідь на відписку вас можуть включити до переліку ризикових платників і почати блокувати реєстрацію податкових накладних — а це вже прямий удар по розрахунках із контрагентами.

Для тих, хто ПДВ не сплачує, відписка зазвичай не тягне негативних наслідків. Тому статус платника ПДВ варто врахувати першим, обираючи між відпискою та повноцінною відповіддю.

Якщо ви вирішили надати пояснення і документи

Це рішення не нейтральне. Надання чи ненадання документів не впливає на те, чи будуть донарахування: якщо претензії податкової, на її погляд, обґрунтовані, податки та штрафи нарахують у будь-якому разі. Воно впливає на інше — якою буде перевірка. Надали копії: документальна невиїзна. Не надали: документальна виїзна, з візитом до вас.

Тому обирати цей шлях без консультації податкового юриста, адвоката чи податкового консультанта не варто — у запиті легко не побачити нюанс, який згодом обернеться донарахуванням. А якщо рішення вже прийняте, працюють кілька практичних правил.

Пояснення мають бути докладними

Формулювання на кшталт «товар отримано згідно з накладною» не дають нічого. Описувати потрібно весь процес, щоб із тексту було видно ланцюг подій цілком:

• укладення договору і хто саме його підписав з боку постачальника та покупця;
• документи про отримання товару чи послуг і про повноваження на його отримання, зокрема довіреності;
• документи про переміщення товару — ТТН, подорожні листи, договори з перевізником, акти виконаних робіт і підтвердження оплати;
• хто виконував навантаження й розвантаження та які документи це фіксують;
• складський облік товару, відвантаження покупцям або передача у власне виробництво;
• рух між цехами у процесі виробництва й оприбуткування готової продукції;
• регістри бухгалтерського обліку, у яких відображені всі ці операції.

Ці правила передусім розраховані на юридичних осіб, але стосуються і ФОП — з поправкою на те, що повноцінний бухгалтерський облік підприємець не веде. І майте на увазі: навіть якщо докладні пояснення не переконають податкову, вони стануть додатковим аргументом у суді.

Документи мають бути повними й узгодженими

Перед відправкою кожен документ варто перечитати уважно: усі реквізити заповнені, дані в різних документах не суперечать одне одному. Будь-яку неузгодженість податківці використають проти вас. Якщо довіреність виписана на конкретну особу, у видатковій накладній і ТТН має бути зазначено, що товар відпущено через неї.

Якщо склад постачальника розташований не за його адресою, пункт навантаження в ТТН має відповідати або адресі постачальника, або адресі відвантаження з договору.

Отримання товару в іншому населеному пункті потребує наказу про відрядження й авансового звіту.

І пам’ятайте про фізику: одна й та сама особа не могла в один день отримати товар у Харкові та в Ужгороді.

Другий принцип — повнота. Половинчастий набір копій гірший за повний, тому передавати варто всі документи за ланцюгом руху товару разом із супутніми: довіреностями, журналами, наказами, авансовими звітами. Причина суто практична: якщо ви згодом підете до суду скасовувати донарахування, суд може не прийняти як докази документи, які не надавалися до перевірки.

Що робити далі: порядок дій

Спершу забезпечте отримання кореспонденції — подайте заяву про отримання документів через Електронний кабінет, щоб надалі жоден лист не залежав від того, чи ви за адресою. Якщо запит податкової про надання пояснень уже на руках, зафіксуйте дату отримання і відрахуйте від неї свій строк: 10 або 15 робочих днів залежно від питання.

Далі розберіться, чого податкова насправді хоче і на яких даних побудовані її претензії, та перевірте, чи відповідає сам запит вимогам кодексу — від цього залежить, чи є у вас право обмежитися відпискою. І не вирішуйте наодинці: найдорожчі помилки роблять не ті, хто не знав закону, а ті, хто вирішив, що лист «нестрашний», і відправив у відповідь пакет документів, з якого податкова потім побудувала донарахування.

Запит податкової про надання пояснень — це той момент, коли ціна правильного рішення найнижча, а ціна помилки ще не зафіксована в акті перевірки. Якщо лист уже у вас і ви не впевнені, що відправляти у відповідь, розберіть ситуацію з фахівцем: іноді достатньо експрес-консультації на одне питання, щоб не створити собі підставу для донарахувань власними руками.

Якщо перевірка вже призначена або ви отримали податкове повідомлення-рішення, ми беремо на себе оскарження результатів податкової перевірки — від аналізу наказу до суду. А тим, хто хоче бачити ці ризики самостійно, підійде курс «Податкові перевірки: від підготовки до оскарження».