Як оформити апостиль на податкових документах для використання за кордоном і не отримати відмову

Хто засвідчує податкові документи апостилем

ДПС уповноважена проставляти апостиль на офіційних документах, які належать саме до її компетенції. Це прямо передбачено Правилами проставлення апостиля, затвердженими спільним наказом п’яти міністерств від 17.03.2023 №125/209/293/139/999/5: серед органів, чиї документи підлягають апостилюванню, окремо названо саме документи, що видаються Державною податковою службою та її територіальними органами.

Важливо розуміти: не будь-який документ, отриманий у податковій, автоматично підлягає такому засвідченню — має значення, щоб документ був у межах повноважень самого органу.

Які документи потрібні для подання на апостиль

Апостиль ДПС документи для закордону оформлює за умови подання трьох складових: оригіналу документа, на якому проставляється апостиль, або його засвідченої в установленому порядку копії; документа про оплату послуги проставлення апостиля, або документа, що підтверджує право на звільнення від сплати; а також заяви від особи, яка подає ці документи.

Заяву можна подати як у паперовій формі — тоді її формує і реєструє посадова особа компетентного органу, — так і в електронній формі через застосунок “Дія”, з обов’язковим зазначенням усіх необхідних відомостей.

Скільки коштує проставлення апостиля

Вартість апостиля 2026 становить три неоподатковувані мінімуми доходів громадян, що на сьогодні дорівнює 51 грн. Це фіксована плата незалежно від типу документа, який засвідчується.

Підстави, через які можуть відмовити

Перш ніж подавати документи, варто перевірити їх на відповідність кільком критеріям — саме тут найчастіше виникають проблеми.

Невідповідність формі. Документ не відповідає зразку чи формі, встановленій на дату його видачі, або в ньому бракує обов’язкових реквізитів.

Неналежний зовнішній вигляд. Документ пошкоджений настільки, що текст неможливо прочитати, написаний олівцем, отриманий факсом, або містить незастережені виправлення чи дописки.

Відсутність повноважень. Документ не належить до тих, на які ДПС взагалі має право ставити апостиль.

Технічні проблеми. Неможливо отримати зразки підписів, відбитків печаток чи інші довідкові дані, необхідні для звірки, або зчитати матричний двовимірний штрих-код.

Сумніви у достовірності. Документ викликає підозру щодо підробки, підпис чи печатка не відповідають наявним зразкам, або сам документ не відповідає вимогам щодо оформлення чи видачі, встановлених на дату його видачі.

Повний перелік документів, на які апостиль не проставляється

Крім документів, безпосередньо не пов’язаних із компетенцією ДПС, існує окрема категорія документів без апостиля перелік яких закон визначає вичерпно — і ці обмеження діють незалежно від того, який орган видав документ.

Апостиль у принципі не проставляється на:

• оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України,
• документах, що підтверджують спеціальний статус особи,
• військових квитках,
• трудових книжках,
• дозволах на носіння зброї,
• свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (техпаспортах) та інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства;
• на оригіналах і копіях нормативно-правових актів, роз’ясненнях та правових висновках щодо їх застосування, а також документах, що мають характер листування.

Окремо правила виключають з-під дії апостиля документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України для пред’явлення в державах їх акредитації, та офіційні документи, які мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Є й особливий випадок: оригінали документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР (крім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР), на території України для апостилювання взагалі не приймаються — апостиль можна проставити лише на засвідчених копіях таких документів або копіях з перекладом.

Якщо потрібний вам документ підпадає під одну з цих категорій, апостилювати його не вдасться в принципі — варто одразу шукати альтернативний спосіб підтвердження потрібної інформації за кордоном.

Практична порада перед поданням

Оскільки підстав для відмови досить багато і частина з них стосується суто технічного стану документа, має сенс ретельно перевірити стан і зміст документа ще до подання заяви — це дозволяє уникнути відмови та зекономити час на повторне звернення.

Скільки зберігаються дані про проставлений апостиль

Журнали реєстрації проставлення апостиля зберігаються 25 років, а документи про оплату послуги чи підтвердження права на звільнення від сплати — 3 роки. Це означає, що факт проставлення апостиля на конкретному документі можна перевірити чи підтвердити ще довгий час після самої процедури.

Висновок: апостиль на податкових документах

Апостиль на податкових документах — обов’язковий крок для будь-якого документа ДПС, який планується використовувати за кордоном. Процедура коштує символічні 51 грн, але вимагає уважності до формату й стану самого документа: пошкодження, дописки чи невідповідність встановленому зразку є прямою підставою для відмови. Окремо варто пам’ятати про широку категорію документів, які апостилю не підлягають взагалі, — від документів, що посвідчують особу, до нормативно-правових актів і листування.

Якщо готуєте податкові документи для використання за кордоном і хочете заздалегідь перевірити, чи підлягають вони апостилюванню та чи відповідають формальним вимогам — юристи YANKIV проведуть консультацію щодо оформлення документів для міжнародного використання. Також ми надаємо послугу перекладу та апостилювання документів!