Накладна на внутрішнє переміщення товару: коли її достатньо для перевірки

Справа, у якій ціна питання склала 259 426 грн

Фабула проста, і саме тому вона показова для будь-якої мережі. Товариство продає технічно складну побутову техніку Apple у магазині «Ябко» на майдані Незалежності, 10 у місті Вараш. Товар спершу надходить на основний склад товариства у Львові, на вулиці Данилишина, 6, а вже звідти розподіляється по торгових точках.

У листопаді 2024 року податкова провела в цьому магазині фактичну перевірку. За її результатами ДПС дійшла висновку: у магазині реалізовували товар, не облікований у встановленому порядку — і 26 грудня 2024 року винесла податкове повідомлення-рішення зі штрафом 259 426 грн за пунктом 12 статті 3 Закону №265/95-ВР.

Аргумент податкової звучав так: документів від постачальників у магазині немає, отже, походження товару не підтверджене, отже, товар необлікований. Накладні на внутрішнє переміщення №19/8 від 14.11.2024 та №19/9 від 16.11.2024, які товариство надало перевіряючим, ДПС до уваги фактично не взяла — мовляв, вони лише фіксують рух товару між власними складами компанії.

Львівський окружний адміністративний суд 19 грудня 2025 року з податковою погодився і в позові відмовив. А апеляція це рішення скасувала повністю, визнала ППР протиправним і стягнула з ДПС судовий збір 7 782,78 грн на користь товариства. Далі — про те, чому.

Що закон насправді вимагає від документа

Тут варто пригальмувати, бо саме на цьому зламалась позиція податкової. Пункт 12 статті 3 Закону №265/95-ВР зобов’язує суб’єкта господарювання вести облік товарних запасів і надати контролюючим органам документи, що підтверджують облік та походження товарів, які знаходяться в місці продажу.

І сам закон прямо називає серед таких документів — зокрема, але не виключно — документи щодо інвентаризації, документи про отримання товарів від інших суб’єктів господарювання та/або документи на внутрішнє переміщення товарів.

Простими словами: накладна на переміщення названа в законі як один із варіантів. Не як «запасний» чи «додатковий» документ, а нарівні з іншими.

Далі — питання до змісту самого документа. Первинним документом його робить стаття 9 Закону №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» і Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Мінфіну від 24.05.1995 №88). Обидва акти встановлюють вичерпний набір обов’язкових реквізитів:

• назва документа (форми) та дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати таку особу.

Зверніть увагу, чого в цьому переліку немає: вимоги ідентифікувати постачальника й отримувача товару. Суд зафіксував це прямо — жоден із наведених нормативних актів не встановлює, що первинний документ має містити такі дані. Тому висновок першої інстанції про те, що накладна на переміщення «не є документом, який дозволяє ідентифікувати постачальника та отримувача», не узгоджується з нормами матеріального права. Податкова вигадала вимогу, якої закон не містить.

І окремо: неістотні недоліки в документі не є підставою не визнавати господарську операцію — за умови, що вони не заважають ідентифікувати особу, яка в ній брала участь, і документ містить дату, назву підприємства, зміст та обсяг операції.

Чому для мережі з кількома точками це єдина робоча модель

Апеляційний суд врахував не абстрактну норму, а реальну логіку роботи торгової мережі — і саме це робить постанову цінною для бізнесу.

Коли компанія торгує в кількох місцях, товар від постачальників приходить на основний склад великими партіями. Далі він розподіляється по магазинах. Обсяг вхідних накладних величезний, і суд визнав очевидне: вибрати, за якою саме накладною і від якого саме постачальника надійшов конкретний телефон, що зараз лежить на полиці конкретного магазину у Вараші, — неможливо. Не «незручно», а неможливо як технічна операція.

Тому суд констатував: якщо товариство здійснює діяльність у кількох місцях торгівлі, облік товарних запасів воно веде на підставі первинних документів про внутрішнє переміщення товару. І знаходження в місці торгівлі документів на внутрішнє переміщення — достатньо.

У цій справі накладні дозволяли простежити рух товару повністю: відправник — основний склад у Львові, отримувач — торгова точка у Вараші, товари з акта перевірки відображені в цих накладних. Ланцюг замкнувся.

Звідси головна теза постанови, яку варто виписати окремо: суб’єкт господарювання, який надав документи, що підтверджують облік товарних запасів, не зобов’язаний додатково надавати документи про отримання товарів від інших суб’єктів господарювання — тобто від своїх контрагентів. Вимога ДПС «покажіть накладну від постачальника» в такій ситуації просто не має правової основи.

Суд додав ще один важливий штрих: метою перевірки, зазначеною в наказі, було дотримання порядку ведення обліку товарних запасів. Реальність господарських операцій і походження товару від контрагентів предметом цієї перевірки не були — а отже, ДПС не могла підміняти одне іншим.

Відео на тему: Сезон листів від податкової! Чого очікувати і як готуватися?

Що податкова мала зробити — і не зробила

Тепер про зворотний бік. Тягар доказування в спорі з ДПС лежить на податковій, і ця справа показує, як він реалізується на практиці.

Щоб довести, що товар у магазині не облікований, у податкового органу є прямий інструмент — підпункт 20.1.19 ПКУ дає право вимагати під час перевірки проведення інвентаризації та зняття залишків товарно-матеріальних цінностей. Суд наголосив: проведення інвентаризації на вимогу контролюючого органу є єдиним встановленим законом засобом доказування нестачі чи наявності товарів. Причому проводить її сам платник, а податкова може лише вимагати.

У цій справі жодної такої вимоги перевіряючі не пред’явили — що зафіксовано в самому акті перевірки.

Другий пропущений крок — фіксація факту ненадання документів. Пункт 85.6 ПКУ передбачає складення акта про відмову з описом документів, які пропонувалось подати. Такого акта теж не було.

Що в підсумку? Податкова не провела інвентаризацію, не склала акт про відмову, не пояснила, які саме недоліки має накладна на переміщення, і не надала доказів, що документи не відповідають товарам, які фактично лежали в магазині. Суд назвав це прямо: висновки відповідача ґрунтуються на припущеннях, а не на фактах, встановлених допустимими доказами.

Ці ж підходи не є новими — апеляція спиралась на висновки Верховного Суду, зокрема на постанову від 29.09.2025 у справі №380/12025/24 з аналогічними обставинами, а також на постанови від 30.07.2025 у справі №380/6314/24 і від 30.09.2025 у справі №520/22949/24 щодо тлумачення статті 20 Закону №265/95-ВР.

Як зробити накладну на переміщення робочим захистом

Повернімось до магазину у Варші. Товариство виграло не тому, що йому пощастило, а тому, що документ у нього був — і він містив те, що потрібно.

Щоб ваша накладна на внутрішнє переміщення товару спрацювала так само, перевірте три речі. Перше — реквізити: дата, назва документа, назва підприємства, зміст і обсяг операції, посади та прізвища відповідальних осіб, підписи.

Це те, що робить папір первинним документом у розумінні Закону №996-XIV і Положення №88. Друге — простежуваність: із накладної має бути видно, що конкретний товар пішов з конкретного складу в конкретну торгову точку. Третє — фізична наявність: документ має бути в місці продажу на момент перевірки, а не «десь у бухгалтерії».

І пам’ятайте про зворотний бік цієї справи: якщо податкова стверджує, що товар необлікований, вона має це довести — інвентаризацією, актом, конкретними розбіжностями. Загальна фраза «документів від постачальника немає» доказом не є.

Висновок

Історія товариства з Вараша закінчилась скасуванням ППР на 259 426 грн — але почалась вона з того, що звичайна внутрішня накладна лежала в магазині й містила потрібні дані. Без неї розмова в суді була б зовсім іншою.

Накладна на внутрішнє переміщення товару — не технічний папір для складу, а повноцінний первинний документ, прямо названий у пункті 12 статті 3 Закону №265/95-ВР. Для мережі з кількома торговими точками вона є достатнім підтвердженням обліку товарних запасів у місці продажу, і вимагати додатково документи від постачальників податкова не має права.

Отримали ППР зі штрафом за необлікований товар після фактичної перевірки? Звертайтесь за консультацією — ми проаналізуємо акт перевірки та підготуємо стратегію захисту.