Інвойс в рекламних послугах: чи потрібен акт наданих послуг

ТОВ надає рекламні послуги: суть запитання до податкової

Товариство запитало ДПС: чи відповідає закону модель документообігу, за якою послуги оформлюються без акта, а первинним документом виступає рахунок-фактура (інвойс), складений і підписаний лише виконавцем в односторонньому порядку. Такий інвойс містить дату чи період надання послуги, а сам порядок його застосування передбачений письмовим договором між сторонами.

Компанію цікавило одразу кілька моментів:

• чи достатньо такого інвойсу для відображення операції в бухгалтерському й податковому обліку обох сторін;
• чи є порушенням відсутність на інвойсі підпису й даних представника замовника;
• і чи обов’язкова оплата такого рахунку для визнання його належним первинним документом.

Що каже закон про первинні документи

Відповідно до пункту 44.1 ПКУ, платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників на підставі первинних документів — і формувати показники звітності на основі непідтверджених документами даних заборонено.

Обов’язкові реквізити первинного документа встановлює частина друга статті 9 Закону №996-XIV: назва документа, дата складання, назва підприємства, зміст і обсяг господарської операції, посади та прізвища відповідальних осіб, а також особистий підпис чи інші дані для ідентифікації особи, яка брала участь в операції.

Головний виняток: коли підпис замовника не обов’язковий

У законі є важлива обмовка. Якщо первинний документ містить інформацію про дату чи період надання послуги, відсутність підпису та даних сторони замовника не вважається порушенням вимог до оформлення документа — за умови, що такий порядок документування прямо передбачений письмовим договором, а самі операції відображаються в бухгалтерському обліку саме в періоді їх фактичного здійснення.

Це виключення не поширюється на операції, оплата за які здійснюється з публічних коштів, на найм чи оренду державного або комунального майна, на договори будівельного підряду й проєктно-вишукувальних робіт, а також на договори про пожертву, благодійну чи гуманітарну допомогу.

Отже, спрощений порядок документування (без акта наданих послуг, лише інвойсом) можливий за двох умов одночасно: такий порядок прямо передбачений письмовим договором, і господарська операція відображена в обліку саме в періоді її здійснення, підтверджена відповідно оформленим первинним документом.

Головна умова, яку легко пропустити: оплата інвойсу

Це найважливіший момент усієї консультації. ДПС прямо посилається на позицію Мінфіну з листа від 24.03.2023 №41010-06-5/7983: оформлений з дотриманням вимог законодавства інвойс може бути підставою для відображення операції в бухгалтерському обліку без складання акта приймання-передачі тільки у разі його фактичної оплати.

Оплата повинна підтверджуватись відповідними документами — платіжним дорученням, розрахунковим чи касовим чеком, розрахунковою квитанцією, випискою з карткового рахунку, квитанцією до прибуткового касового ордера тощо.

Тобто інвойс сам по собі, без факту оплати, ще не є достатнім первинним документом для визнання операції — саме оплата замикає ланцюжок доказів реальності господарської операції.

Чия це компетенція насправді

ДПС в консультації окремо зазначає важливий процедурний нюанс: питання визнання інвойсу первинним документом для підтвердження факту господарської операції та її відображення в бухгалтерському обліку належить до компетенції не податкової, а Міністерства фінансів — саме воно регулює методологію бухгалтерського обліку та затверджує національні стандарти. Тому ДПС у своїй консультації фактично лише підтверджує й транслює вже сформульовану Мінфіном позицію, а не створює нову.

Практичний висновок

Для компаній, які надають рекламні послуги нерезидентам (типова модель — інтернет-реклама, IT-послуги, консалтинг), це роз’яснення дає чіткий алгоритм спрощення документообігу: якщо в договорі прямо прописано, що документом, який підтверджує надання послуги, є односторонній інвойс, і сама послуга відображена в обліку в періоді її фактичного надання — акт приймання-передачі можна не складати.

Але критично важливо: без факту оплати цього інвойсу вся конструкція втрачає юридичну силу для цілей бухгалтерського й податкового обліку.

Підсумок:  інвойс в рекламних послугах— чи потрібен акт наданих послуг

Питання, чи потрібен акт наданих послуг при роботі з інвойсом у сфері реклами для нерезидентів, має чітку відповідь — легальна модель документообігу без акта підтверджена і Мінфіном, і ДПС, але вона працює лише за суворого дотримання трьох умов одночасно: порядок прописаний у письмовому договорі, операція відображена в обліку в періоді її здійснення, і інвойс фактично оплачений із документальним підтвердженням оплати. Випадання будь-якої з цих умов повертає компанію до необхідності класичного двостороннього акта.

Якщо ваша компанія надає рекламні послуги нерезидентам і хочете перевірити, чи коректно побудований документообіг для спрощеного підтвердження послуг без акта, — юристи YANKIV проведуть консультацію щодо документального оформлення господарських операцій та за запитом розроблять договір. Бланк інвойсу можна завантажити в нашому Магазині документів.