Декретні виплати ФОП: повний гайд з оформлення, розрахунку та оподаткування

Жінки-підприємиці мають право на декретні виплати нарівні з найманими працівницями. У 2026 році декретні виплати ФОП становлять щонайменше 35 792,82 грн за стандартну відпустку, а за умови сплати ЄСВ із високої бази можуть бути значно більшими.

Але оформлення має свою специфіку: що саме треба сплатити, яку декларацію подати, які документи долучити і чому висока сума ЄСВ не завжди гарантує високі декретні. Розбираємо все по кроках, з прикладами розрахунку на цифрах 2026 року.

Хто з ФОП має право на декретні у 2026 році

Декретні, або допомога по вагітності та пологах, виплачуються жінкам-ФОП за рахунок Пенсійного фонду за наявності листка непрацездатності з причиною «вагітність та пологи». Право на допомогу не залежить від системи оподаткування: її отримують і єдинниці, і ФОП на загальній системі.

Головна умова — статус застрахованої особи

Отримати декретні може лише застрахована особа (ст. 19 Закону № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»). Щоб підтвердити цей статус, ФОП обов’язково сплачує ЄСВ за себе за місяць, у якому відкрито листок непрацездатності.

Наприклад, лікарняний відкрили у травні 2026 року — ЄСВ потрібно сплатити за травень 2026 року. Сплатити його треба до подання довідкової декларації і відобразити в ній. Без цього ФОП вважається незастрахованою, і декретні не нарахують.

Мінімальний ЄСВ у 2026 році — 1 902,34 грн на місяць. Скільки і коли платити ЄСВ загалом, розписано в статті «ЄСВ для ФОП 2026: все про обов’язкову сплату та нові терміни».

Без боргу з ЄСВ

Друга умова — відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ. Навіть за правильно оформлених документів борг може стати підставою для відмови. Тож перед поданням документів перевірте стан розрахунків у кабінеті і, якщо треба, погасіть недоплату за попередні періоди. Як швидко перевірити, чи немає боргу, — у статті «5 способів, як перевірити заборгованість перед податковою».

ФОП, яка також працює за наймом

З 4 квітня 2025 року діють зміни, внесені Законом № 4158-IX від 18.12.2024 до ст. 22 Закону № 1105-XIV. Допомогу тепер можна отримати за кількома місцями роботи: основним і за сумісництвом. Але статус ФОП додаткової виплати не дає. Якщо жінка одночасно ФОП і наймана працівниця, отримати декретні і як ФОП від ПФУ, і за місцем роботи вона не може. Доведеться обрати один варіант.

Тривалість декретної відпустки

Стандартна декретна відпустка — 126 календарних днів: 70 до пологів і 56 після. Цей поділ умовний: фактична дата пологів на загальну тривалість не впливає.

У разі ускладнених пологів або народження двох і більше дітей видається другий листок непрацездатності ще на 14 календарних днів, разом 140 днів (п. 6.2 Інструкції, затвердженої наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455). Чи є пологи ускладненими, визначає лікар на підставі медичного висновку.

Як розраховуються декретні ФОП у 2026 році

Розрахунок регламентує Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Розрахунковий період — 12 календарних місяців перед місяцем настання страхового випадку. Наприклад, лікарняний відкрили у травні 2026 року, отже період — з 01.05.2025 по 30.04.2026. Сам травень у розрахунок не входить, але ЄСВ за нього сплатити все одно треба.

Середньоденна допомога — це дохід, з якого сплачено ЄСВ у розрахунковому періоді, поділений на кількість календарних днів у ньому. Дохід визначається за даними Додатка 1 до декларації платника єдиного податку або додатка з ЄСВ до декларації про майновий стан і доходи. Для єдинниці це база, з якої сплачено ЄСВ (найчастіше мінімалка), для ФОП на загальній системі — чистий дохід.

Три нюанси розрахункового періоду, які прямо впливають на суму:

• з 1 травня 2026 року з розрахункового періоду виключаються місяці, за які ЄСВ за ФОП сплачував роботодавець. До роботодавців у цьому сенсі належать і органи, що виплачують допомогу при народженні дитини чи по догляду за нею, а також військові частини. Наприклад, якщо ви отримували допомогу при народженні дитини і за ці місяці ЄСВ за вас сплачувався, вони в розрахунок не підуть;
• якщо з реєстрації ФОП минуло менше 12 місяців, у розрахунок включаються лише повні календарні місяці;
• місяці, коли ви користувалися пільгою і ЄСВ самі не сплачували, з розрахунку не виключаються: дохід у них нульовий, а дні рахуються.

Мінімальні декретні ФОП у 2026 році

Допомога в розрахунку на місяць не може бути меншою за обчислену з мінімальної зарплати на момент страхового випадку (ч. 2 ст. 19 Закону № 1105-XIV):

• мінімальна середньоденна допомога: 8 647 / 30,44 = 284,07 грн;
• за 126 днів: 284,07 × 126 = 35 792,82 грн;
• за 140 днів: 39 769,80 грн.

Коефіцієнт 30,44 — середньомісячна кількість календарних днів за Постановою № 1266.

Право на мінімальні декретні є навіть у тієї, хто не сплачувала ЄСВ регулярно протягом року, за умови що вона сплатила ЄСВ за місяць відкриття лікарняного.

Максимальні декретні ФОП у 2026 році

Допомога в розрахунку на місяць не може перевищувати максимальну базу нарахування ЄСВ — 172 940 грн у 2026 році:

• максимальна середньоденна допомога: 172 940 / 30,44 = 5 681,34 грн;
• за 126 днів: 715 848,84 грн.

Обмеження, якщо стажу менше 6 місяців

Якщо за 12 місяців перед страховим випадком у вас менше 6 місяців страхового стажу, допомогу рахують із фактичної бази ЄСВ, але не більше ніж із подвійної мінімалки (п. 2 ч. 4 ст. 12 Закону № 1105-XIV):

• максимальна середньоденна допомога: 8 647 × 2 / 30,44 = 568,13 грн;
• за 126 днів: 71 584,38 грн.

Чи можна збільшити ЄСВ перед декретом

Так. ФОП на єдиному податку самостійно визначає базу ЄСВ, у межах від мінімальної до максимальної (п. 3 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464-VI). Тож сплатити підвищений ЄСВ за кілька місяців перед декретом законно, і претензій від податкової через те, що ЄСВ не відповідає доходу, бути не повинно.

Але з практики, ПФУ іноді обмежує декретні ФОП сумою з подвійної мінімалки (71 584,38 грн), навіть якщо ЄСВ сплачувався з вищої бази. Тож якщо плануєте суттєво більшу суму, до сплати ЄСВ і подання довідкової декларації варто уточнити практику в управлінні ПФУ за місцем обліку. Сплачений ЄСВ назад не повернеш, а рішення ПФУ оскаржується лише в суді.

Розрахунок декретних на прикладах 2026 року

Приклад 1. Мінімальний ЄСВ щомісяця. Лікарняний відкрито у травні 2026 року, ЄСВ увесь розрахунковий період сплачувався з мінімалки. Але за травень–грудень 2025 року мінімалка становила 8 000 грн, а з січня 2026 року — 8 647 грн. База: 8 000 × 8 + 8 647 × 4 = 98 588 грн. Середньоденна: 98 588 / 365 = 270,10 грн. Це менше за мінімум, тож застосовується мінімальна допомога: 284,07 × 126 = 35 792,82 грн.

Приклад 2. ЄСВ сплачено лише за кілька місяців. Лікарняний відкрито у травні 2026 року, ЄСВ з мінімалки сплачено лише за січень–квітень 2026 року, а за решту місяців розрахункового періоду не сплачувався. База: 8 647 × 4 = 34 588 грн. Середньоденна: 34 588 / 365 = 94,76 грн. Знову менше за мінімум, тож декретні — 35 792,82 грн.

Приклад 3. ЄСВ вище мінімуму весь рік. ФОП щомісяця сплачувала по 7 000 грн ЄСВ протягом 12 місяців. Місячна база: 7 000 / 22% = 31 818,18 грн. Середньоденна: 31 818,18 × 12 / 365 = 1 046,08 грн. Декретні: 1 046,08 × 126 = 131 806,08 грн.

Документи для оформлення декретних

До заяви-розрахунку в ПФУ потрібно додати:

• виписку або витяг з ЄДР, що підтверджує реєстрацію ФОП;
• копію річної декларації за попередній рік і довідкову декларацію за поточний рік (з січня по місяць відкриття лікарняного). Довідкова декларація потрібна для зарахування стажу і підтвердження статусу застрахованої особи. Чому сплачений ЄСВ ще не дає стажу без звіту, пояснено в статті «ФОП платив ЄСВ весь рік, але стажу немає: чому так і що робити»;
• довідку про відсутність заборгованості з ЄСВ;
• довідку ОК-7, де видно дохід, стаж і позначку про сплату ЄСВ за кожен місяць;
• довідку про відкриття окремого рахунку для страхових виплат;
• рішення ФОП про призначення допомоги — як страхувальник ви ухвалюєте його самі;
• розрахунок декретних у довільній формі — обов’язковий у будь-якому випадку, навіть якщо ви претендуєте лише на мінімальну суму. ПФУ має перевірити правильність обчислення: мінімальну зарплату, коефіцієнт 30,44 і кількість днів відпустки;
• паспорт і РНОКПП. При поданні онлайн через вебпортал ПФУ вас ідентифікують автоматично за КЕП або BankID. Але сканкопії (або цифрові копії з «Дії») краще мати під рукою: ПФУ може запросити їх для перевірки особи і рахунку. Якщо подаєте документи особисто в сервісному центрі ПФУ чи УСЗН, оригінали паспорта і РНОКПП (або їхні цифрові аналоги в «Дії») обов’язкові.

Покрокова інструкція оформлення декретних

Крок 1. Листок непрацездатності. Електронний лікарняний лікар оформлює зазвичай із 30-го тижня вагітності, на 126 днів. Після SMS про реєстрацію медичного висновку перевірте листок у кабінеті ПФУ, у розділі «Тимчасова втрата працездатності» → «Мої листки непрацездатності». Запишіть номер, дати початку і закінчення, перевірте ПІБ і РНОКПП.

Крок 2. Окремий рахунок для страхових виплат. Відкрийте в будь-якому банку окремий поточний рахунок (2604) для зарахування декретних. На підприємницький рахунок їх не перерахують.

Крок 3. ЄСВ і довідкова декларація. Сплатіть ЄСВ за місяць відкриття лікарняного, а також борг за попередні періоди, якщо він є. Після зарахування коштів подайте довідкову декларацію:

• ФОП на єдиному податку — декларацію платника єдиного податку з Додатком 1;
• ФОП на загальній системі — декларацію про майновий стан і доходи з позначкою «підприємець» і додатком з ЄСВ.

Декларацію і Додаток 1 подають з позначками «Звітна» і «Довідково». Показники доходу не заповнюються. У декларації (розділ 2) і в Додатку 1 (розділ 4) вкажіть місяць і рік відкриття лікарняного, у розділі 5 Додатка 1 — позначку «призначення матеріального забезпечення».

Період у розділі 8 — з початку перебування на спрощеній системі в поточному році до останнього числа місяця відкриття лікарняного, а в розділі 9 — нарахування ЄСВ за цей період. Дані про ЄСВ потім обов’язково продублюйте в Додатку 1 річної декларації. Як заповнити Додаток 1, детально розібрано в статті «Як подати додаток по ЄСВ для ФОП за 2026: покрокова інструкція з прикладами».

Крок 4. Довідка про відсутність заборгованості. Після подання декларації подайте заяву на довідку: в Електронному кабінеті (форма F1300306) або паперово до ДПІ за основним місцем обліку. У заяві вкажіть свою ДПІ, особисті дані, підставу — п. 1 ч. 1 ст. 6 Закону № 2464-VI, а установою, до якої подається довідка, — головне управління ПФУ у вашій області. Діє довідка 10 календарних днів.

Крок 5. Довідка ОК-7. Замовте її на вебпорталі ПФУ (меню «Комунікації з ПФУ» → «Запит на отримання електронного документа» → «Довідка ОК-7») або в «Дії» («Сервіси» → «Довідки та витяги» → «Довідка ОК-7»). Робіть це через кілька днів після довідкової декларації, щоб дані встигли підтягнутися. Перевірте, що за кожен місяць є дохід, зарахований стаж і позначка «ТАК» щодо сплати ЄСВ.

Крок 6. Заява-розрахунок. У кабінеті ПФУ за КЕП оберіть «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам» → «Створити нову» → «Основна ЗР». Тип ЗР — «ЕРЛН», якщо лікарняний електронний. Заповніть поля, долучіть документи, перевірте сформовану заяву і підпишіть.

Подати заяву можна не пізніше ніж через 6 місяців з дня закінчення декретної відпустки.

Крок 7. Статус заяви. Документи на декретні ПФУ розглядає не пізніше 3 робочих днів (ч. 1 ст. 12 Закону № 1105-XIV). Якщо статус «Не прийнято», причину видно в полі «Причина відхилення». Нову заяву можна створити на основі відхиленої: виправте помилки і повторно долучіть документи. Якщо все гаразд, статус зміниться на «Прийнято», далі «Відправлено на оплату» і «Оплачено».

Крок 8. Отримання коштів і звітність про них. Після зарахування на окремий рахунок кошти можна переказати на особисту картку або зняти готівкою. Але на цьому все не закінчується. Як роз’яснила ДПС (лист від 12.08.2025 № 874/2/99-00-24-01-03-02), ФОП, яка отримує декретні від ПФУ, є для себе страхувальником і податковим агентом. Тому:

• протягом 30 днів після отримання коштів подайте до ПФУ повідомлення про виплату коштів застрахованій особі. Це робиться в кабінеті ПФУ, у тому ж розділі заяв-розрахунків, але лише коли заява має статус «Оплачено»;
• відобразіть декретні в Додатку 4ДФ: у графах 3а і 3 — сума допомоги, ознака доходу — 128, графи з податками не заповнюються. Як заповнювати 4ДФ, розписано в статті «Заповнення додатку 4ДФ: приклади по зарплаті, звільненню, ЦПД та аліментах».

Податки і звітність ФОП під час декрету

Декрет не звільняє ні від податків, ні від звітності: діють звичайні правила вашої системи оподаткування. Але є кілька моментів, які варто знати заздалегідь.

• ФОП 1 і 2 групи без найманих працівників можуть скористатися звільненням від сплати єдиного податку і військового збору лише на один місяць, тобто не більше ніж на 30 днів. Для цього подайте до ДПС заяву разом із копією листка непрацездатності одразу після його відкриття. Окремо, за той самий рік, можна взяти ще один місяць «податкової відпустки», але заяву про неї треба подати до її початку.
• ФОП 3 групи платять єдиний податок і військовий збір лише з отриманого доходу. Немає надходжень під час декрету — немає й податку.
• ФОП на загальній системі платять ПДФО і військовий збір лише з чистого доходу. Немає прибутку — податки не нараховуються.

ЄСВ за себе. До народження дитини ЄСВ сплачується як звичайно. За місяць відкриття лікарняного його обов’язково треба сплатити, інакше декретних не буде. Після пологів, коли вам призначили допомогу при народженні дитини, з 1 жовтня 2025 року ФОП-єдинниці звільняються від ЄСВ за себе: за них внесок сплачують органи, які виплачують цю допомогу. Детально про умови — у статтях «Коли ФОП може не платити ЄСВ без доходу: пільги та винятки» і «Звільнення від ЄСВ для ФОП в декреті: умови та обмеження».

Звітність подається у звичайні строки:

• ФОП 1 і 2 групи — декларація раз на рік, протягом 60 днів після року;
• ФОП 3 групи — щокварталу, протягом 40 днів після кварталу;
• ФОП на загальній системі — раз на рік, до 1 травня.

Декретні не включаються до доходу ФОП, але відображаються в Додатку 4ДФ з ознакою доходу 128.

Висновок

У 2026 році декретні ФОП становлять від 35 792,82 грн за 126 днів, а при сплаті ЄСВ з вищої бази — більше, до 715 848,84 грн. Головні умови: сплатити ЄСВ за місяць відкриття лікарняного, не мати боргу і подати довідкову декларацію. Декретні не оподатковуються, але після їх отримання треба подати повідомлення до ПФУ і відобразити суму в Додатку 4ДФ. Податки і звітність ФОП під час декрету зберігаються за звичайними правилами.

Виникли складнощі з оформленням або ПФУ відмовив у виплаті?

• Допоможемо оформити декретні виплати для ФОП — надішліть нам свій запит;
• Прояснимо ситуацію ваших декретних виплат — звертайтесь за консультацією;
• Візьмемо ФОП на податкове обслуговування — підготуємо довідкову декларацію, 4ДФ і стежитимемо за ЄСВ та звітністю.

Часті запитання про декретні ФОП 2026