ФОП із кількома торговими точками: як вести облік товарних запасів за кожним місцем продажу

Одна тека документів на весь бізнес — уже не облік

Найпоширеніша модель обліку в малій торгівлі виглядає так: усі накладні зберігаються в одному місці, а Форма обліку заповнюється загалом по підприємцю. Поки точка продажу одна, схема ще тримається. Щойно їх стає дві або більше — вона розсипається.

Причина проста. Питання «скільки товару купив підприємець загалом» і «який саме товар лежить на полиці цього конкретного магазину» — різні, і відповідь на перше не дає відповіді на друге. Тому ФОП, який торгує в декількох місцях продажу, веде облік товарних запасів також за кожним окремим місцем продажу — не замість загального обліку, а додатково до нього.

Порядок № 496: хто зобов’язаний вести облік товарних запасів

Правила тут задає Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 03.09.2021 № 496.

Він поширюється не на всіх підряд, а на тих ФОП, у тому числі платників єдиного податку, які зобов’язані вести облік товарних запасів на підставі Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». Разом із обов’язком вести облік ці підприємці отримують ще одне обмеження: продавати можна лише ті товари, що відображені в такому обліку.

Дія Порядку № 496 поширюється також на осіб, які фактично здійснюють продаж товарів чи надання послуг та/або розрахункові операції в місці продажу — тобто на ваших продавців за прилавком. Практичний висновок звідси очевидний: людина, яка стоїть у торговій точці, теж має розуміти, що таке облік товарних запасів.

Форма обліку і первинні документи — простими словами

Облік товарних запасів здійснюється шляхом постійного внесення до Форми ведення обліку товарних запасів інформації про надходження та вибуття товарів. Підстава для кожного запису — первинні документи, які є невід’ємною частиною такого обліку.

Якщо перекласти це з юридичної мови: Форма обліку — це журнал, у якому ви фіксуєте рух товару в обидва боки, прихід і витрату. А первинні документи — це папери, що підтверджують кожен його рядок. Записи без документів обліку не утворюють, бо документи є не додатком «за бажанням», а частиною самого обліку.

Ключове слово тут — «постійного». Форма обліку не є звітом, який заповнюють раз на квартал, це робочий документ, що живе разом із вашою торгівлею.

Що означає окремий облік за кожним господарським об’єктом

Термін «господарський об’єкт» звучить громіздко, але в Порядку № 496 він ужитий як синонім місця продажу — того місця, де ви фактично продаєте товар. Якщо таких місць у вас кілька, обліковий контур будується навколо кожного з них окремо.

Підставою для такого обліку є первинні документи, які підтверджують отримання товарів або самим ФОП, або конкретним місцем продажу, а також первинні документи на внутрішнє переміщення товарів між ФОП та його окремими місцями продажу. Тобто документ має відповідати не лише на питання «що купили», а й на питання «куди цей товар потрапив».

Що це змінює на практиці? Постачальник привіз партію на склад — це один документ і один запис. Ви передали частину партії в магазин на іншому кінці міста — це вже друга подія, яка теж потребує свого документа й свого запису. Без нього товар у магазині формально нізвідки не взявся.

Внутрішнє переміщення товару: документ, про який забувають найчастіше

Саме тут у більшості підприємців виникає слабке місце. Переміщення між власними об’єктами відчувається як внутрішня кухня: товар нікому не продано, гроші не рухалися, власник той самий, а тому спокуса не оформлювати нічого дуже велика.

Проте первинні документи на внутрішнє переміщення товарів прямо названі невід’ємною частиною обліку товарних запасів — тобто без них облік неповний. Приклад із роз’яснення максимально буденний: товар надійшов на склад, потім частину передали до магазину, і таке переміщення має бути підтверджене відповідним первинним документом.

Ось що саме потрібно забезпечити ФОП, який працює в кількох місцях продажу:

• вести облік товарів за кожним окремим місцем продажу;
• мати первинні документи, які підтверджують отримання товарів підприємцем або конкретним господарським об’єктом;
• оформлювати первинний документ на внутрішнє переміщення товарів між власними торговими точками;
• зберігати ці документи як невід’ємну частину обліку товарних запасів;
• вносити інформацію про надходження товарів до Форми обліку до початку їх реалізації.

Усі п’ять вимог тримаються на одній логіці: у будь-який момент має бути зрозуміло, який товар де перебуває і на підставі чого він там опинився. Якщо ваш облік дає таку відповідь по кожній точці — вимогу закрито.

Відео на тему: 🚫 ФОП анулювали єдиний податок – Верховний суд зупинив це!

Документи як обов’язкові додатки до Форми обліку

Первинні документи, на підставі яких внесено записи до Форми обліку, є обов’язковими додатками до такої форми. Зберігати накладні деінде «про всяк випадок» недостатньо: вони прив’язані до конкретних записів і мають бути доступні разом із ними.

Уявіть перевірку: інспектор бачить запис у Формі обліку і питає, чим той підтверджений. Якщо документ лежить у постачальника або «десь у телефоні», запис висить у повітрі. Для підприємця з кількома точками комплект документів формується не один на весь бізнес, а під облік кожного місця продажу — включно з документами на внутрішні переміщення.

Внести запис потрібно ДО початку продажу товару

Ця вимога звучить непомітно, але саме вона найчастіше порушується в щоденній роботі. Внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку їх реалізації.

Послідовність жорстка: спочатку запис в обліку, потім перший продаж. Не навпаки і не «в кінці дня, коли буде час». Товар, який уже стоїть на полиці, але ще не потрапив до Форми обліку, створює ризик просто тому, що продавати дозволено лише те, що в обліку відображено. Класичний випадок: товар приїхав зі складу зранку і його одразу виставили в зал, а документ на переміщення оформили ввечері.

Що робити ФОП із кількома торговими точками: покроково

Повернімося до складу і двох магазинів із початку статті. Щоб привести облік до вимог Порядку № 496, варто пройти кілька послідовних кроків.

1. Визначте всі свої місця продажу (господарські об’єкти), а також склад, з якого товар відвантажується в торгові точки.
2. Заведіть облік товарних запасів за кожним таким об’єктом окремо, а не лише загальний по ФОП.
3. Налагодьте оформлення первинного документа на кожне переміщення товару між власними точками.
4. Зберігайте первинні документи як обов’язкові додатки до Форми обліку відповідного місця продажу.
5. Закріпіть правило: запис про надходження вноситься до Форми обліку раніше, ніж товар потрапляє на полицю.

Жоден із цих кроків окремо не є складним — складність з’являється тоді, коли їх намагаються виконати заднім числом під час перевірки. Облік за кожним місцем продажу вигідніше один раз налаштувати як звичку, ніж потім реконструювати рух товару за минулі місяці.

Наявність документів на товар і наявність обліку — не одне й те саме. Для ФОП із кількома торговими точками вимога звучить конкретно: облік ведеться за кожним місцем продажу, переміщення між власними об’єктами оформлюються документально, а запис у Формі обліку з’являється до першого продажу.

Якщо ви не впевнені, що ваш облік по кожній точці витримає перевірку, з’ясуйте це заздалегідь — аудит ФОПпоказує слабкі місця до того, як їх знайдуть інспектори.

Коли на постійне ведення обліку бракує часу, це завдання можна передати на податкове обслуговування ФОП.

А якщо питання одне й конкретне — наприклад, як оформити переміщення товару між власними магазинами — вистачить експрес-консультації податкового адвоката.