QR-код та РРО для ФОП: таємниці законного уникнення касового апарата

Оплата через QR-код стала невід’ємною частиною українського бізнесу, але питання використання РРО при таких платежах досі викликає плутанину серед підприємців. 

Неправильне розуміння може коштувати ФОП значних штрафів у 2025 році. 

У цій статті ми детально розберемо, коли QR-платежі вимагають касового апарата, а коли можна законно працювати без нього.

Юридична основа: що насправді регулює використання РРО при QR-платежах

Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій» вимагає фіскалізувати саме розрахункові операції з приймання електронних платіжних засобів. 

Ключовий момент: QR-код сам по собі не є платіжним засобом у розумінні українського законодавства.

Застосування РРО або ПРРО залежить не від форми розрахункових операцій, а від способу отримання коштів ФОП як оплати за товар чи послугу. 

Саме цей принцип визначає всю логіку регулювання QR-платежів, встановлену Законом України “Про застосування реєстраторів розрахункових операцій”.

Нові технічні вимоги до фіскальних чеків у 2025 році, запроваджені Наказами Міністерства фінансів України №601 та №674, стосуються виключно форми та змісту розрахункових документів, але не змінюють базових правил застосування РРО.

IBAN-платежі через QR: коли РРО НЕ потрібен ФОП

РРО або ПРРО НЕ потрібен, якщо QR-код містить виключно повні банківські реквізити ФОП рахунку у форматі IBAN. Це офіційна позиція контролюючих органів.

Як це працює на практиці:

Ви генеруєте QR-код у банківському додатку (Приват24 Бізнес, Monobank тощо) з вашими реквізитами IBAN. Клієнт сканує код своїм смартфоном, його мобільний банкінг відкриває форму переказу з уже заповненими реквізитами. Клієнт вводить суму та підтверджує платіж як звичайний банківський переказ.

У такому випадку відбувається стандартна банківська операція, а спосіб отримання реквізитів (через QR-код чи ручне введення) не змінює правову природу операції. Тому касовий апарат не потрібен.

Еквайринг через QR: коли РРО ОБОВ’ЯЗКОВИЙ для ФОП

РРО або ПРРО ОБОВ’ЯЗКОВИЙ, якщо QR-код веде на оплату через електронні платіжні сервіси. Це стосується випадків, коли QR-код перенаправляє на платіжні системи LiqPay, Fondy, WayForPay або інші еквайрингові сервіси.

Чому тут потрібен касовий апарат:

QR-код генерується через платіжну систему та перенаправляє клієнта на сторінку оплати карткою. У цьому сценарії відбувається операція з використанням електронного платіжного засобу, що повністю підпадає під визначення розрахункової операції згідно із законом про РРО.

Навіть якщо кошти згодом зараховуються на ваш IBAN-рахунок, суть операції в момент її здійснення залишається картковим платежем через посередника-еквайра.

Практичні приклади для ФОП у 2025 році

Приклад без РРО: Перукарня надає клієнтам QR-код з реквізитами UA123456789012345678901234567. Клієнт сканує код, переводить 500 грн через Приват24. Операція проходить як банківський переказ – РРО не потрібен.

Приклад з обов’язковим РРО: Інтернет-магазин використовує QR-код LiqPay для оплати товару на 1000 грн. Клієнт сканує код, вводить дані картки на сторінці LiqPay. Це карткова операція – РРО обов’язковий, потрібен фіскальний чек.

Комбінований випадок: ФОП приймає як IBAN-перекази, так і платежі через Fondy. Він зобов’язаний зареєструвати РРО або ПРРО, оскільки здійснює розрахункові операції через еквайринг. При цьому фіскальний чек видається лише на операції через Fondy. Прямі надходження на IBAN не є розрахунковими операціями і через РРО не проводяться.

Штрафи за порушення у 2025 році: актуальні санкції та пільги

Розмір штрафів за порушення касової дисципліни залежить від категорії ФОП та періоду порушення.

Стандартні штрафи (загальна норма):

• За перше порушення – 100% вартості проданих товарів або наданих послуг
• За повторне порушення – 150% від суми операції

Тимчасові знижені штрафи (діють до 1 серпня 2025 року):

• За перше порушення – 25% вартості товарів/послуг
• За повторне порушення – 50% від суми операції

Знижені штрафи поширюються на ФОП – платників єдиного податку II-IV груп, які не є платниками ПДВ та не здійснюють торгівлю підакцизними товарами, технічно складними побутовими товарами, лікарськими засобами та ювелірними виробами.

Увага: Після 1 серпня 2025 року для всіх ФОП діятимуть стандартні розміри штрафів (100%/150%).

З 1 березня 2025 року набули чинності нові вимоги до QR-кодів у фіскальних чеках – вони повинні містити пряме посилання на сайт ДПС для перевірки. Перехідний період завершився, тому недотримання цих вимог тепер каратиметься штрафами.

Відео на тему: Не пропусти важливі зміни для ФОП у липні!

Рекомендації для ФОП: як уникнути проблем

Для роботи без РРО: Використовуйте виключно QR-коди з банківськими реквізитами IBAN. Документально зафіксуйте цей факт для можливого обґрунтування перед податковою.

Для змішаних платежів: Якщо ваш бізнес передбачає різні способи оплати (готівка, картки, QR через еквайринг), встановлюйте РРО або ПРРО для всіх операцій.

Моніторинг змін: Регулярно відстежуйте оновлення законодавства, оскільки правила використання касових апаратів постійно удосконалюються.

Висновки

У разі реалізації товарів, робіт, послуг, оплата за які здійснюється за допомогою QR-коду, в якому закодовані повні банківські реквізити ФОП рахунку у форматі IBAN – застосовувати РРО або ПРРО ФОП не зобов’язаний.

У разі здійснення розрахунків за допомогою QR-коду, в якому закодовані реквізити для оплати будь-якого іншого електронного платіжного засобу, відмінного від реквізитів рахунку у форматі IBAN – застосування РРО або ПРРО для ФОП є обов’язковим.

Ключовий принцип: не форма розрахункових операцій, а спосіб надходження коштів визначає необхідність касового апарата.

Залишились питання щодо вашої конкретної ситуації? Кожен бізнес унікальний, і іноді потрібна індивідуальна консультація для повного розуміння всіх нюансів. Наші експерти допоможуть розібратися з особливостями саме вашого випадку. Записатися на консультацію →

Часті питання про QR-коди та РРО для ФОП