Хто з ФОП зобов’язаний вести облік товарних запасів: ризикові товари, Перелік №231 і головні пастки

Три категорії ФОП, які ведуть товарний облік

Правила гри тут визначає Закон про РРО (п. 12 ст. 3) та Порядок №496, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021. Суб’єкт, який проводить розрахункові операції, зобов’язаний вести облік товарних запасів і продавати лише той товар, що відображений в обліку. Але поширюється цей обов’язок не на всіх.

Вести облік товарних запасів повинні лише три категорії підприємців:

• ФОП на загальній системі оподаткування — незалежно від виду діяльності;
• ФОП третьої групи єдиного податку — платники ПДВ (ставка 3%);
• будь-який єдинник без ПДВ (друга, четверта група або третя за ставкою 5%), який торгує ризиковими товарами — технікою з гарантійним ремонтом, ліками й медвиробами або ювелірними виробами.

Інших варіантів не існує. Якщо ви єдинник без ПДВ і не торгуєте ризиковими товарами — обов’язку вести облік у вас немає. Продаєте одяг, взуття, іграшки, продукти чи косметику на другій групі — облік не ведете, і це підтверджує сама податкова у ЗІР, категорія 109.02. Тож перше, що треба зробити, — визначитися, чи є у вашому асортименті ризикова група. Від цього залежить усе інше.

Що таке ризикові товари: рівно три групи

Ризикова група — це не оціночне поняття, а вичерпний перелік, визначений законом. Жодних «приблизно схожих» категорій тут немає.

До ризикових належать три групи товарів:

1. технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту;
2. лікарські засоби та вироби медичного призначення;
3. ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного та напівдорогоцінного каміння.

Звучить просто, але саме на трактуванні цих трьох пунктів підприємці помиляються найчастіше. Розберемо головні пастки по черзі.

Пастка слова «гарантія»: як насправді працює Перелік №231

Повна назва документа — перелік товарів, що підлягають гарантійному ремонту. І багато хто читає це так, ніби будь-який товар з гарантією автоматично стає технічно складним. Це неправильно. Слово «гарантія» — лише частина назви документа, а не критерій.

Простими словами: технічно складний товар — це не все, що вмикається в розетку, і не все, що має гарантійний талон. Критерій рівно один — товар має бути прямо названий у переліку, затвердженому постановою Кабміну №231. Немає його в переліку — він не технічно складний, і облік через нього не виникає, скільки б гарантій на нього не давали. Податкова це підтверджує: єдиний критерій — відповідність найменуванню та коду УКТ ЗЕД з переліку.

У Переліку №231 — 24 групи товарів: телевізори, холодильники, пральні машини, комп’ютери, телефони, смартфони, електроінструменти, смарт-годинники, велосипеди тощо. Тому перш ніж переживати, відкрийте постанову №231 і перевірте, чи є там саме ваш товар.

Є й тонша механіка, про яку мало хто знає, — пряме роз’яснення Мінекономіки. Перелік складається з товарних груп із підгрупами кодів УКТ ЗЕД. Якщо група має лише чотиризначний код без деталізації — під перелік підпадає вся група (наприклад, музичні інструменти). А якщо всередині групи є десятизначні підкоди — ризиковими є тільки конкретно названі товари, а решта групи — ні.

Один товар — кілька підстав: годинники, оптика, вживана техніка

Ще одна пастка: той самий товар може бути ризиковим з різних підстав. Візьмемо наручний годинник у корпусі з дорогоцінного металу. Він потрапляє до ризикової групи не тому, що це техніка, а тому, що за законом це виріб із дорогоцінного металу. Тому дивіться на свій товар одразу з різних боків: чи це техніка, чи ювелірка, чи медицина.

Класичний приклад — магазин оптики. Здавалося б, окуляри — явно не техніка і не ювелірка. Але коригувальні окуляри та лінзи — це вироби медичного призначення. Тому магазини оптики повинні вести товарний облік, хоча багато з них про це навіть не здогадуються.

І момент, на якому «горять» комісійні магазини та продавці вживаної техніки. Логіка «техніка вживана, гарантія давно закінчилася — значить, товар уже не ризиковий» не працює. За роз’ясненням податкової у ЗІР (категорія 109.02) ФОП, який продає вживану техніку, навіть із простроченою гарантією, все одно зобов’язаний вести облік. Нова техніка чи вживана, з гарантією чи без — якщо товар є у Переліку №231, він обліковується.

Один ризиковий товар тягне за собою весь асортимент

А тепер найважливіше правило, через яке й виникають найбільші штрафи. Якщо у вашому асортименті є хоча б один товар із ризикової групи, ви ведете облік не лише на нього — а на весь асортимент за місцем реалізації цього товару.

Це пряма позиція податкової у ЗІР, категорія 109.02: якщо у ФОПа виник обов’язок обліку хоча б за одним товаром, він зобов’язаний вести облік усіх товарних запасів, а не вибірково. Половинчастого обліку не існує.

Живий приклад, який стосується тисяч підприємців. Звичайний продуктовий магазин на другій групі: хліб, молоко, вода. Але на касі лежать градусники, бинти й аптечки — а це вже вироби медичного призначення, тобто ризикова група.

Наслідок: через ці градусники у ФОПа виникає обов’язок вести облік на все — включно з хлібом, молоком і петрушкою. Один медичний товар біля каси затягує під облік цілий магазин.

Єдиний легальний спосіб розділити це навантаження — вивести ризикову групу на окремого ФОПа: один продає товари з ризикової групи і веде облік, другий торгує рештою без обліку.

Але будьмо відверті: два ФОПи в одній точці, з одним приміщенням і спільними працівниками — це класичні ознаки дроблення бізнесу. Такий маневр працює лише тоді, коли підприємці реально самостійні й незалежні, а не «намальовані на папері» заради порятунку від обліку.

Відео на тему: Сезон листів від податкової! Чого очікувати і як готуватися?

Послуги, виробництво, кафе: що з обліком у різних видах діяльності

Тут найбільше плутанини, тому пройдемося по видах діяльності. Якщо ФОП надає лише послуги — товарний облік йому не потрібен узагалі. Це не припущення, а свіжа консультація податкової від 09.05.2025 щодо стоматологів на третій групі.

Логіка така: якщо ліки й матеріали витрачаються в межах самої послуги і в чеку зазначено «надано послугу» — обліку немає. Але щойно той самий стоматолог почне продавати ліки чи медвироби окремо — з’явиться товар, а з ним і обов’язок обліку.

Той самий принцип діє для перукарень, автосервісів і майстерень: послуга — без обліку, продаж товару — з обліком. Перукарня, яка іноді продає клієнтам шампуні, веде облік лише якщо ці шампуні — медичні.

З виробництвом ситуація схожа. Ви виготовляєте продукцію зі своєї сировини і продаєте готовий виріб: якщо він не належить до ризикової групи — це не торгівля купленим товаром, і обліку немає. Але щойно поряд перепродаєте чужі товари з ризикової групи — облік вмикається.

Найскладніший випадок — кафе й ресторани. Там одночасно виробництво страв, роздрібна торгівля і послуга, а якщо є алкоголь — це ще й підакцизні товари зі своїми суворими правилами. Тому заклади харчування — це майже завжди повний товарний облік без винятків.

З чого почати облік: опис залишків і Форма обліку

Отже, ви зрозуміли, що облік вести треба. Ведеться він за Формою обліку товарних запасів із додатка до Порядку №496 — у паперовому або електронному вигляді, на ваш вибір. Записи вносяться постійно, у хронологічному порядку, кожен рух товару — окремим рядком, і кожен запис спирається на первинний документ: накладну, ТТН, митну декларацію, акт закупівлі, фіскальний чи товарний чек. Головне, щоб було видно, хто товар купив і хто продав.

А що робити, якщо товар є, а документів на нього немає — наприклад, залишилися запаси з часів, коли обліку не вимагали? Для цього передбачений механізм, який називають «товарною амністією».

Порядок №496 прирівнює до первинного документа опис залишків товарів на початок обліку.

Ви складаєте документ довільної форми з назвою, кількістю, ціною та загальною вартістю товарів, наявних на перший день обліку, — і вносите його першим записом до Форми. Підтверджувати кількість і ціну первинкою не потрібно.

Дві умови: товари мали реально існувати на дату опису, і складати його заднім числом не можна. Це разова легалізація реальних залишків, а не спосіб узаконити будь-що.

Якщо у вас кілька точок або окремий склад — на кожен об’єкт ведеться своя Форма обліку, а переміщення товару між ними оформлюється документом на внутрішнє переміщення. Саме на цьому «валиться» багато мереж.

Коли ведення обліку можна законно припинити

Буває і зворотна ситуація: ФОП продавав техніку чи ліки, а потім вирішив торгувати, скажімо, лише одягом. Чи веде він облік далі? Позиція податкової чітка: обов’язок обліку прив’язаний не до КВЕДу, а до фактичної реалізації ризикових товарів.

Якщо єдинник без ПДВ перестав ними торгувати і на залишку в місці реалізації такого товару більше немає — зникає і сам обов’язок. Це підтверджує ЗІР (категорія 109.02) та індивідуальні консультації податкової.

Зверніть увагу: сам по собі КВЕД на торгівлю технікою чи годинниками у реєстрі нічого не породжує. Головне — реальна діяльність, а не записи в реєстрі.

І практична порада, як припинити облік чисто. Не обривайте його посеред місяця. Переконайтеся, що ризикових товарів на залишку немає, довершіть місяць — і з першого числа наступного припиніть вести Форму. Рівний період знімає будь-які питання на перевірці про те, з якої дати ви зупинили облік.

Скільки коштує неведення обліку

Відповідальність встановлює стаття 20 Закону про РРО: за реалізацію необлікованих товарів — штраф у розмірі 100% вартості таких товарів за цінами реалізації, але не менше 170 гривень. Фактично у вас забирають вартість товару.

Причому якщо ви не видали чек і водночас не вели облік — це два окремих порушення: 100% за невиданий чек і ще 100% за необлікований товар. Додатково продавцям і посадовим особам загрожують адмінштрафи від 34 до 340 гривень залежно від повторності.

Є нюанс, який варто знати для захисту: штраф застосовується за доведений продаж необлікованого товару та за ненадання документів на початок перевірки, а не за сам факт наявності товару. Форма обліку і первинка мають бути напоготові на торговій точці — донести їх пізніше вже не вийде, і судова практика це підтверджує.

Висновок

Уся логіка товарного обліку зводиться до одного питання: чи є у вашому асортименті ризикові товари.

Якщо ви на загальній системі, платник ПДВ або торгуєте товарами з Переліку №231, ліками чи ювеліркою — облік обов’язковий, за формою з Порядку №496, на весь асортимент кожної точки.

Якщо ні — обліку немає, і жоден гарантійний талон цього не змінює. Одна перевірка Переліку №231 на старті бізнесу коштує п’ять хвилин — і економить суму, що дорівнює вартості всього проданого товару.

Потрібна допомога з організацією товарного обліку чи ваш товар «на межі» ризикової групи? Звертайтесь за консультацією до команди YANKIV — розберемо ваш асортимент, перевіримо його за Переліком №231 і налаштуємо облік так, щоб фактична перевірка не завершилася штрафом.