Довідка-розрахунок ЄСВ: порядок заповнення та типові помилки

Що таке довідка-розрахунок і для чого вона потрібна

Довідка-розрахунок — це документ, який підтверджує суму єдиного соціального внеску, що підлягає перерахуванню одночасно з виплатою заробітної плати. Вона подається до контролюючого органу для погодження і є обов’язковою умовою отримання коштів через надавача платіжних послуг.

Скільки ЄСВ має бути нараховано із зарплати, особливо якщо вона менша за мінімальну або працівник оформлений на неповний час, детально розібрано в статті «Доплата до мінімалки та ЄСВ у 2026: коли рахувати, кому не треба».

Які поля заповнює платник, а які — орган ДПС

Одразу важливий нюанс: не всі поля заповнює платник.

Поля «Керівник контролюючого органу (уповноважена особа)» та «дата» заповнюються виключно контролюючим органом — не платником.

Платник самостійно заповнює поле «ДОВІДКА-РОЗРАХУНОК на ______ 20__ року» — тут зазначається дата її складання.

При формуванні довідки в електронній формі через електронний кабінет поля з найменуванням платника, кодом ЄДРПОУ або РНОКПП, рахунком IBAN та найменуванням банку заповнюються автоматично на підставі реєстраційних даних.

Як заповнювати рядки довідки-розрахунку

Рядок 1 — Заробітна плата в платіжній інструкції

Сума заробітної плати, яка зазначається у платіжній інструкції на виплату — тобто вже зменшена на суму утриманих податків (ПДФО та військового збору) та інших обов’язкових платежів. Це так звана «чиста» зарплата до виплати.

Рядок 1.1 — Зарплата, що перевищує максимальну базу ЄСВ

Тут відображається сума перевищення максимальної бази, з якої нараховується ЄСВ. У 2026 році максимальна база становить 172 940 грн (20 мінімальних заробітних плат). Якщо нарахована зарплата перевищує цю суму — різниця зазначається в рядку 1.1, також зменшена на суму утриманих податків (приблизно 23%).

Рядок 1.2 — Зарплата працівників з інвалідністю

Окремо відображається сума заробітної плати осіб з інвалідністю, зменшена на суму утримань. Це важливо, оскільки для них діє знижена ставка ЄСВ.

Рядок 2 — 22% × (р.1 − р.1.1 − р.1.2)

Розрахунок суми ЄСВ за ставкою 22% від зарплатного фонду без урахування суми перевищення максимальної бази та суми зарплати осіб з інвалідністю. При електронному поданні розраховується автоматично, але платник може внести зміни вручну.

Рядок 3 — 8,41% × р.1.2

Розрахунок ЄСВ за пільговою ставкою 8,41% з зарплати працівників з інвалідністю. Також розраховується автоматично при електронному поданні.

Рядок 4 — Переплата ЄСВ

Відображається сума переплати — тобто авансових платежів з ЄСВ, сплачених до дня отримання коштів у поточному звітному періоді. Наприклад, якщо ЄСВ із зарплати за січень і лютий вже сплачено до 20 лютого — ця сума зменшує суму до сплати в рядку 5.

Якщо ЄСВ помилково сплатили на неправильний рахунок або переплатили, кошти можна перенести чи повернути за заявою. Як це зробити, розписано в статті «Як повернути єдиний внесок надміру або помилково сплачений: порядок подання заяви».

Рядок 5 — Сума ЄСВ до перерахування (р.2 + р.3 − р.4)

Підсумковий рядок — саме цю суму слід зазначити у платіжній інструкції на сплату ЄСВ. Сума в платіжній інструкції не може бути меншою за суму рядка 5.

ЄСВ із зарплати перераховується одночасно з її виплатою. Якщо внесок сплачено із запізненням, нараховується штраф 20% і пеня. Хто і як їх рахує — у статті «Штраф за несвоєчасну сплату ЄСВ: чи потрібно нараховувати його самостійно».

Поле «Інформація для надавача платіжних послуг» — обов’язкове

Це поле є обов’язковим для заповнення платником. У першій частині відображається сума заробітної плати з платіжної інструкції. У другій — дата, номер і сума платіжної інструкції на сплату ЄСВ.

Незаповнення цього поля є підставою для відмови у погодженні довідки-розрахунку контролюючим органом. Тобто навіть правильно заповнені всі рядки не врятують, якщо це поле порожнє.

Квитанція №2 — це ще не кінець

Важливий момент, який часто призводить до непорозумінь. При поданні довідки через електронний кабінет платник отримує квитанцію №1 і квитанцію №2. Здається, що після цього все готово.

Але це не так. Отримання квитанції №2 свідчить лише про те, що документ пройшов технічну перевірку — відповідність формі, стандарти електронного документа, наявність обов’язкових реквізитів — та зареєстрований у контролюючому органі.

Фінальний результат — це отримання в електронному кабінеті вже погодженої довідки-розрахунку з кваліфікованим електронним підписом і печаткою контролюючого органу. Або, у разі виявлення помилок, — відмови у погодженні з поясненням причин.

Висновок: довідка-розрахунок ЄСВ

Правильне заповнення довідки-розрахунку ЄСВ — це не складно, якщо розуміти логіку кожного рядка. Найпоширеніші помилки: незаповнене поле «Інформація для надавача платіжних послуг» та очікування, що квитанція №2 означає завершення процедури.

Не хочете щоразу розбиратися з довідками-розрахунками, ЄСВ і звітністю за працівників? Цю роботу можна передати на аутсорсинг бухгалтерії. А якщо маєте конкретне питання або отримали відмову в погодженні довідки, розберемо ситуацію на консультації.